1. Objectif du guide
La réforme de la facture électronique en France, portée par l’administration fiscale, impose aux entreprises de recourir à une Plateforme agréée (PA) pour l’émission, la réception et le reporting des factures électroniques.
Dans ce cadre, jefacture.com évolue vers une nouvelle plateforme certifiée PA, afin de garantir à ses utilisateurs (entreprises et cabinets comptables) la conformité avec cette PA.
Ce guide a pour objectif de vous accompagner pas à pas dans cette migration, en détaillant les étapes nécessaires pour :
Préparer votre migration : quelles données récupérer et comment anticiper la bascule.
Effectuer votre inscription sur la nouvelle plateforme PA jefacture.com.
Comprendre ce qui sera automatiquement transféré et ce qui nécessitera une action manuelle de votre part.
Réintégrer les éléments exportés une fois votre nouvel environnement activé.
Disposer d’une synthèse claire des éléments pris en charge ou non par la migration.
Ce guide s’adresse principalement aux cabinets comptables, responsables de la gestion de leurs propres espaces mais aussi de l’accompagnement de leurs clients entreprises dans la migration.
L’objectif est de garantir une migration fluide et sans perte de données, en toute autonomie.
Ce guide présente la migration totale d’un cabinet comptable (tous les clients).
2. Avant la migration
Préparer et sauvegarder les informations nécessaires
Avant de lancer la migration, il est indispensable que le cabinet et/ou son client s’assurent d’avoir recensé et sauvegardé certains éléments.
Ces informations ne sont pas toutes transférées automatiquement et devront parfois être réintégrées après la bascule.
Pour le cabinet comptable (durée 5 minutes)
1. Recenser tous les collaborateurs ayant accès à l’espace cabinet sur jefacture.com V1
Lister l’ensemble des collaborateurs actifs du cabinet ayant un accès à l’espace cabinet depuis l’onglet Utilisateurs.
Les rôles ne seront pas récupérés automatiquement , vous devrez en attribuer de nouveau après migration.
2. Exporter la liste des clients inactifs
Les clients sous les statuts brouillon / créé / mis à jour ne sont pas migrés automatiquement.
Vous devez utiliser le bouton Exporter depuis l’onglet Clients de l’espace cabinet de l’ancienne plateforme.
Le fichier obtenu vous permettra ensuite d’importer ces clients dans la nouvelle version.
3. Recenser les connexions avec les logiciels de production comptable (API)
Identifier toutes les intégrations existantes avec des outils tiers (Sage, ACD, MyUnisoft, Effiz, …).
Ces connexions ne sont pas migrées et devront être reconfigurées manuellement sur la nouvelle plateforme, via les nouvelles interfaces API.
A savoir que vous avez la possibilité de récupérer vos identifiants à l’aide du bouton modifier.
Toutes nos intégrations partenaires ne nécessitent pas de clés API spécifiques que vous devriez récupérer dans cette version. Néanmoins, récupérer vos identifiants peut vous aider à ne pas aller les récupérer dans votre logiciel.
A savoir que pour MyUnisoft, si vous souhaitez utiliser jefacture.com v1 et v2 simultanément, vous devez récupérer le token afin de ne pas en générer un nouveau et perdre l’ancienne connexion.
Pour chaque entreprise cliente (durée 10 minutes)
Cette partie peut être réalisée par une personne du cabinet ou par un utilisateur côté entreprise.
1. Accepter toutes les factures en attente sur l’ancienne plateforme
Les factures non acceptées (achat ou vente) ne seront pas transférées.
Il est nécessaire de valider manuellement toutes les factures que vous souhaitez conserver.
2. Vérification de validité de la base articles (catalogue produits / services)
La base articles est automatiquement migrée vers la nouvelle plateforme mais nous vous invitons à vérifier que vos articles soient encore valides.
Aucun export/import manuel n’est requis.
3. Récupérer le logo de l’entreprise
Ressource utile :
Lien vers l’article FAQ : Trouver les informations et le logo de mon dossier.
4. Lister les utilisateurs et leurs rôles
Les utilisateurs de l’entreprise ne seront pas transférés. Ceci vous permettra également de ne pas inviter des utilisateurs qui ne devraient plus disposer d’accès.
Vous devrez les inviter manuellement dans la nouvelle plateforme.
Vous retrouverez la liste des utilisateurs dans la section Utilisateurs de l’onglet Paramètres :
Ressource utile :
Lien vers l’article FAQ : Liste des utilisateurs de mon dossier.
5. Noter la numérotation automatique des factures de vente
Afin de suivre la numérotation du module de facturation de l’ancienne version, nous vous invitons à noter la dernière utilisée que vous pourrez ensuite définir dans la nouvelle version.
Pour la retrouver, rendez-vous dans l’ancienne plateforme, au niveau des paramètres :
Ressource utile :
Lien vers l’article FAQ : Où trouver ma numérotation automatique ?
Pour chaque client des services de paiements (durée 10 minutes)
Votre compte de paiement Banqup sera conservé dans la nouvelle version. Vous devrez réaliser une nouvelle demande de souscription et nos équipes se chargeront de vous affecter votre IBAN associés. Certaines données doivent pour autant être récupérées.
1. Récupération des comptes externes
Les comptes externes que vous avez connectés ne sont pas migrés. Veillez à noter ces IBANs pour reproduire la connexion dans la nouvelle version.
2. Exporter vos relevés de transaction
Vous pouvez télécharger tout l’historique de vos relévés Banqup dans “Comptes bancaires”:
3. Réaliser la migration
3.1 Inscription et création de votre cabinet sur la nouvelle plateforme jefacture.com
Une fois les étapes de préparation terminées, la première action opérationnelle de la migration consiste à inscrire votre cabinet comptable sur la nouvelle plateforme PA jefacture.com.
Cette inscription est indispensable pour accéder à votre nouvel espace cabinet et pouvoir demander la migration.
Qui est concerné par cette étape ?
Tous les cabinets comptables, pour créer leur propre espace cabinet sur la nouvelle plateforme.
Étapes d’inscription du cabinet (durée 5 minutes)
S’inscrire : onboarding comptexpert
Vérifiez les informations pré-remplies (SIREN, raison sociale, email du responsable…).
Installer l’application mobile (jefacture One - suivre l’article ci-dessous)
Finaliser l’inscription et activer votre espace cabinet.
Ressource utile :
Lien vers l’article FAQ : Comment inscrire mon cabinet sur la nouvelle plateforme ?
Créer le dossier du cabinet :
3.2 Processus de migration des dossiers clients
Pour rappel, ce guide détaille la migration de tous les clients actifs du cabinet.
Les étapes pour réaliser cette migration :
Le cabinet notifie ses clients d’une migration à venir sur jefacture.com par email par exemple.
Le client ou le cabinet qui a accès à l’espace entreprise de jefacture.com V2 doit faire les vérifications présentées dans 2. Avant la migration.
Utilisez ce formulaire pour effectuer une demande de migration d’un espace cabinet hébergé sur la plaforme jefacture.com V1 vers la nouvelle plateforme jefacture.com V2* :
Pour rappel : il est nécessaire que toutes les factures des espaces entreprises associées à votre cabinet soient acceptées depuis la plateforme historique.
La demande de migration est prise en compte par [email protected] automatiquement et une notification de succès vous sera envoyée sous un délai de 72h (jours ouvrés).
La personne du cabinet qui a fait la demande de migration sera invitée sur l’espace client jefacture.com V2 via un mail sur sa messagerie.
L’utilisateur invité sera administrateur.
Ce dernier pourra réaliser l’invitation des différentes personnes supplémentaires.
A la première connexion, la migration pourra être constatée
À savoir après migration :
Le cabinet peut créer de nouveaux clients sur la nouvelle version
Lecture seule de l’ancienne version après migration : l’espace entreprise du client sera sans abonnement et sera donc en lecture seule uniquement → les actions envoi, réception, paiement, validation, etc. ne seront plus possible mais l’utilisateur a accès à ses factures historiques.
3.3 Validation de migration et rattrapage
Une fois la migration réalisée, l’entreprise pourra réaliser la vérification des données migrées et mettre à jour celles qui ne sont pas migrées automatiquement.
Contrôle de ce qui est migré
Les données suivantes sont migrées automatiquement :
Les documents acceptés (achats et ventes) avec leur statut de paiement associé (payé/non payé)
Tous les documents archivés
Le catalogue produits / base articles
La liste des clients et fournisseurs
Le mail de réception des factures d’achat
Données non transférées automatiquement
Les éléments suivants ne sont pas transférés automatiquement et nécessitent une intervention manuelle. Ils seront détaillés dans la prochaine section (3.4), mais sont listés ici à titre de rappel :
Connexions API (pré-compta, connecteurs externes)
Factures non acceptées/ en brouillon
Numérotation automatique des factures de vente
Profils entreprise (logo, coordonnées…)
Les paramètres de personnalisation (workflow / date d’échéance par défaut)
Utilisateurs et leurs rôles
Comptes bancaires externes
Relevés de transaction
3.4 Réintégration manuelle des éléments non transférés automatiquement
Certains éléments ne sont pas migrés automatiquement vers la nouvelle plateforme PA jefacture.com, que ce soit pour l’espace cabinet ou les espaces entreprises.
Ces éléments doivent être préparés en amont et reconfigurés manuellement après activation de chaque environnement.
Pour le cabinet comptable
1. Inviter à nouveau les collaborateurs
Tous les collaborateurs doivent être réinvités individuellement par email
Les délégations via Comptexpert ne sont plus nécessaires sur la nouvelle plateforme, chaque utilisateur créera son mot de passe personnel pour accéder à la plateforme.
Les rôles doivent être attribués manuellement.
Ressource utile :
Lien vers l’article FAQ : Comment inviter les utilisateurs de mon cabinet ?
2. Configurer les connexions API (durée 5 à 10 minutes)
Les intégrations comptables (ex : Cegid, ACD, MyUnisoft…) doivent être recréées dans jefacture.com V2 et appliquées aux clients.
Ressource utile :
Lien vers l’article FAQ : Comment connecter mon outil comptable ?
3. Importer la liste des clients en brouillon / créé / mis à jour (durée : environ 10 minutes)
Adapter le fichier export de l’ancienne version à celui de la nouvelle version
Ressource utile :
Lien vers l’article FAQ : Importer mes clients
Pour chaque entreprise cliente
1. Compléter le profil entreprise
Le logo
Sélectionnez les nom de votre entreprise entreprise en haut à droite, puis Gérer l'espace de travail et apparence
3. Ajouter les utilisateurs et définir leurs rôles
Tous les utilisateurs secondaires doivent être créés manuellement.
Leurs rôles doivent être affectés (gestionnaire, visualisation, services de paiement, etc.)
Ressource utile :
Lien vers l’article FAQ : Comment ajouter un utilisateur à mon entreprise ?
4. Ressaisir les comptes bancaires
Pour des raisons de sécurité, les coordonnées bancaires ne sont pas transférées.
Création de document - Paramètres - Compte bancaire
5. Configurer la numérotation automatique des factures de vente
Il est important de la noter avant migration et de la paramétrer après.
Ressource utile :
Lien vers l’article FAQ : Comment paramétrer la numérotation automatique des factures de vente ?
4. Synthèse finale : Tableau récapitulatif des éléments migrés ou non
Le tableau ci-dessous récapitule l’ensemble des éléments gérés lors de la migration vers la nouvelle plateforme PA jefacture.com.
Il précise pour chaque type d’environnement (cabinet ou entreprise) si l’élément est transféré automatiquement ou s’il doit être réintégré ou configuré manuellement après migration.
Tableau récapitulatif :
Type | Migré | Action manuelle nécessaire | Article FAQ de référence |
Espace Cabinet |
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Liste des dossiers clients non “actifs” | NON | Export puis import dans la nouvelle plateforme | |
Accès collaborateurs | NON | Invitation manuelle par email | |
Rôles des collaborateurs | NON | à redéfinir après l’invitation | |
Connexions API avec logiciels comptables | NON | Nouvelle configuration API requise | |
Données du dossier cabinet (factures, archives, etc.) | OUI |
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Espaces Entreprises |
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Factures archivées | OUI |
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Factures acceptées (achat / vente) | OUI |
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Factures non acceptées | NON | à valider avant migration |
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Clients et fournisseurs | OUI |
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Base articles (catalogue produits / services) | OUI |
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Profil entreprise (logo, adresse, etc.) | NON | à reconfigurer | |
Comptes bancaires | NON | Ressaisie obligatoire |
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Relevés de transactions | NON | Export manuel si besoin |
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Utilisateurs et rôles | NON | Création + affectation des rôles | |
Numérotation automatique des factures | NON | A recréer | |
Compte de paiement Banqup | OUI |
| |
Abonnement | NON | Choix d’un nouvel abonnement avec suggestion en fonction du précédent |
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Rôle utilisateur | NON | A définir après invitation |
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Accès à l’ancien environnement entreprise | Non applicable | Lecture seule uniquement |
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