Inviter vos clients sur jefacture.com permet de :
Connecter votre cabinet et vos clients dans un même environnement collaboratif.
Échanger en toute sécurité les documents (factures, justificatifs, etc.).
Faciliter le traitement des factures et fichiers électroniques.
Suivre chaque dossier client sans changer de plateforme.
Comment inviter un client :
Il existe deux méthodes simples pour inviter un client :
Vous n'avez pas encore ajouté votre client
Accédez à votre espace cabinet et à votre application "Clients".
Ouvrez le formulaire : "Ajouter un client".
À l'étape Rechercher l'entreprise du client, deux options s'offrent à vous :
- Saisissez le nom ou le numéro d'entreprise dans le champ Rechercher par nom ou numéro d'entreprise et sélectionnez le résultat correspondant pour pré-remplir automatiquement les informations légales du client
- Cliquez sur le lien ou remplissez les détails manuellement pour saisir les informations à la main. Renseignez ensuite les informations de votre client (nom, prénom et e-mail sont obligatoires)
Vous n'avez pas de mandat : ne cochez pas la case "Je confirme avoir reçu un mandat signé de ce client pour son inscription à la facturation électronique" Confirmez le formulaire, une fois le client ajouté, vous êtes redirigé vers sa fiche. Lorsque vous accédez à l'application "Clients", vous pourrez le retrouver dans la section "Inactif" tant qu'il n'a pas créé son espace sur jefacture.com
Vous avez un mandat : cochez dès maintenant la case "Je confirme avoir reçu un mandat signé de ce client pour son inscription à la facturation électronique." et confirmez le formulaire. Une fois le client ajouté, vous êtes redirigé vers sa fiche. Lorsque vous accédez à l'application "Clients", vous pourrez le retrouver dans la section "Inactif" tant qu'il n'a pas créé son espace sur jefacture.com
Depuis la fiche du client, vous pouvez procéder à son invitation via le bouton "Inviter" en haut à droite de l'écran.
Le message d'invitation du client est personnalisable
Sous-étape "Facturation électronique" :
Lorsque vous ajoutez un client domicilié en France et que vous activez l'option d'inscription à la facturation électronique, une sous-étape supplémentaire apparaît dans le formulaire d'ajout, après les étapes Modèle de configuration, Rechercher l'entreprise du client et Ajouter les détails.
Cette sous-étape vous permet de capturer dès l'inscription les informations TVA nécessaires à l'inscription du client à l'annuaire national, ce qui évite les erreurs de validation au moment de l'activation :
Question affichée : "Souhaitez-vous finaliser l'enregistrement à la facturation électronique pour [NOM DU CLIENT] ?"
Sélectionnez Oui, j'enregistrerai ce client pour la facturation électronique.
Cochez la case Je confirme avoir un mandat signé de [NOM DU CLIENT] pour leur enregistrement à la facturation électronique.
Choisissez la Méthode soumise à la TVA dans le menu déroulant (par exemple, Date de facture).
Choisissez le Régime TVA dans le menu déroulant (par exemple, Mensuel normal).
Cliquez sur Ajouter un client pour finaliser l'ajout du client.
Si vous ne souhaitez pas inscrire le client vous-même, sélectionnez plutôt Non, le client s'en chargera lui-même : les champs TVA disparaissent et vous pouvez passer à l'étape suivante.
Vous avez déjà ajouté votre client
Accédez à votre espace cabinet et à votre application "Clients".
Sélectionnez le filtre "Inactifs".
Cochez un ou plusieurs clients à inviter.
Cliquez sur Inviter puis sur Envoyer les invitations.
NOTE : Vous pouvez personnaliser le message d'invitation envoyé à vos clients, y compris lorsque vous invitez plusieurs clients à la fois. Depuis cette section, vous voyez également clairement pour quel client vous avez déclaré avoir obtenu un mandat.
Comment confirmer l'inscription du client à la facturation électronique :
Vous pouvez consulter notre article dédié au Mandat afin d'en apprendre plus sur sa création et signature auprès de votre client.
L'onglet Facturation électronique de la fiche client indique où en est chaque client dans son inscription à l'annuaire national. Sous Statut Annuaire National, le client peut avoir l'un de ces statuts :
Inscrit : le client est inscrit à la facturation électronique.
Non enregistré : le client n'est pas inscrit à la facturation électronique.
Prévu : l'inscription du client est planifiée à une date future.
Inscription en cours... : l'inscription du client est en cours de traitement.
Pour ouvrir la fiche d'un client, allez dans Clients, puis double-cliquez sur la ligne du client ou ouvrez le menu d'actions (⋮) et cliquez sur Afficher les détails du client.
Pour inscrire un client, cliquez sur Inscription. La fenêtre Inscrire [NOM DU CLIENT] à la facturation électronique rassemble tout ce qui doit être renseigné avant l'inscription :
Date de début : la date à laquelle l'inscription prend effet. Une date par défaut est proposée, vous pouvez la modifier.
Configuration de la TVA : vérifiez ou renseignez la Méthode soumise à la TVA (par exemple, Date de facture) et le Régime TVA (par exemple, Mensuel normal). Ce sont les valeurs transmises à l'annuaire national.
J'ai un mandat signé : cochez cette case pour confirmer que vous détenez un mandat signé de votre client vous autorisant à gérer son inscription. Cette confirmation est obligatoire.
Ce que fait l'inscription dépend de l'état du client au moment où vous cliquez sur Inscription :
Pour un client Non enregistré ou simplement invité, la date de début, la configuration de la TVA et la confirmation du mandat sont enregistrées et conservées jusqu'à son intégration.
Pour un client déjà actif sur jefacture.com, ses paramètres sont mis à jour, le mandat est confirmé, puis l'inscription à l'annuaire national est lancée.
Note : L'action "Désinscrire" n'est pas disponible depuis cet écran. Pour désinscrire un client, il est nécessaire que le client accède à "Connecteurs réseau", "Facturation électronique", Puis "Désactiver".
Repérer vos clients selon leur statut :
La liste des clients peut être filtrée sur le statut de facturation électronique, y compris sur le statut Prévu. Vous voyez ainsi d'un coup d'œil quels clients sont inscrits, lesquels ne le sont pas, et lesquels ont une inscription planifiée à venir.
Une fois la possession du mandat signé confirmée, vous pouvez envoyer l'accord formel de votre client à [email protected] pour l'inscrire sur l'annuaire national.
POINTS IMPORTANTS À RETENIR :
Ne confirmez à jefacture.com avoir un mandat signé que si vous l'avez vraiment. Nous n'effectuons pas de vérification de ce document, mais cette confirmation à une importance légale.
Stockez les mandats signés en sécurité comme tout autre document client important.
Visualiser la configuration TVA du client
Vous pouvez vérifier la configuration TVA utilisée lors de l'inscription à l'annuaire national directement depuis l'onglet Facturation électronique du profil client.
Allez dans Clients.
Double-cliquez sur le client (ou ouvrez le menu actions (⋮) puis cliquez sur Afficher les détails du client).
Cliquez sur l'onglet Facturation électronique.
Sous le statut de connexion Statut Annuaire National et la case de confirmation du mandat, la nouvelle section Configuration TVA affiche :
Méthode soumise à la TVA (par exemple, Date de facture)
Régime TVA (par exemple, Mensuel normal)
Vous pouvez modifier la Configuration de la TVA directement depuis l'onglet Facturation électronique, à tout moment et pas seulement lors de l'ajout du client : mettez à jour la Méthode soumise à la TVA et le Régime TVA d'un client, puis enregistrez. Un message « Configuration de la TVA mise à jour. » confirme la modification. Ces valeurs sont celles transmises à l'annuaire national, donc les garder à jour évite les erreurs de validation au moment de l'inscription.
La section Configuration de la TVA se charge désormais pour tous vos clients français quel que soit leur statut, pour une visibilité complète sur l'ensemble de votre portefeuille.
Important : ces valeurs sont celles qui seront transmises à l'annuaire national lors de l'enregistrement du client. Vérifiez qu'elles correspondent à la configuration fiscale officielle du client avant d'activer la facturation électronique : des valeurs incorrectes peuvent entraîner des erreurs de validation à l'inscription. Ceci n'est d'application que pour les clients établis en France.
L'onglet Facturation électronique affiche également la table Identifiants avec les identifiants du client accompagnés de leur statut d'inscription (Enregistré / Non enregistré) et de la plateforme associée.
Rechercher dans votre liste de clients
La recherche de la liste clients porte sur plusieurs champs à la fois, sans exiger une correspondance exacte :
Vous pouvez rechercher et filtrer sur plusieurs statuts de client en même temps, par exemple les clients actifs et les clients invités ensemble.
Vous retrouvez un client sans avoir à saisir sa raison sociale complète et exacte.
Vos filtres de recherche alimentent directement les actions en masse : vous pouvez donc appliquer une modification à un groupe de clients ciblé en une seule fois.
Comment ajouter et inviter des clients en masse (via fichier excel) :
Il est également possible d'ajouter des clients en masse via un import excel (.xlsx).
Accédez à l'application Clients.
Cliquez sur le bouton "Importer des clients".
Téléchargez le modèle Excel, à remplir avec votre base de clients (également téléchargeable en pied de page de cet article).
Importez le fichier rempli en le glissant dans l'espace d'import (capture ci-dessous).
Une barre de progression en bas de l'écran affiche l'état de l'import au fur et à mesure que les clients sont créés. Vous n'avez plus besoin de faire défiler une longue liste de noms pour suivre l'avancement.
Une fois l'import terminé, deux scénarios sont possibles :
Tous les clients ont été importés avec succès : un message de confirmation vert apparaît. Les nouveaux clients sont ajoutés immédiatement à votre liste Clients.
Certains clients n'ont pas pu être importés : une barre d'état rouge apparaît en bas de l'écran avec un résumé (par exemple : « 5 clients n'ont pas pu être importés · 32 importés avec succès · 5 en échec »). Cliquez sur Voir pour ouvrir une fenêtre qui liste précisément les lignes en échec et leur cause. Les erreurs les plus fréquentes :
Attribut requis manquant (par exemple, Pays ou SIRET).
Attribut invalide (par exemple, Nom légal ou SIRET).
Corrigez les lignes signalées dans votre fichier .xlsx source, puis relancez l'import pour les clients en échec. Les lignes importées avec succès ne sont pas affectées.
Modèle Excel (*obligatoire) :
Données | Exemple 1 |
Nom Légal* | (nom légal de l'entreprise) |
Pays (code)* | FR |
Email du contact* | |
Prénom du contact* | Alexandre |
Nom de famille du contact* | Suchet |
Langue du contact* | fr-FR |
N° SIRET | 94778127400014 |
N° TVA | FR |
Référence Externe | FR03947781274 |
IBAN | FR9500000000000000000000000 |
Rue | Rue du Comptable |
N° CLIENT | (numéro) |
Boîte Postal | (boîte postale, si applicable) |
Code Postal | 75000 |
Localité | TEST-Ville |
Mandat |
|
Régime TVA (France uniquement) | Mensuel normal |
Méthode soumise à la TVA (France uniquement) | Date de facture |
Le modèle d'import inclut désormais deux colonnes dédiées au e-reporting français : Régime TVA et Méthode soumise à la TVA. Le modèle contient des listes déroulantes de validation intégrées, vous n'avez donc qu'à choisir une valeur valide pour chaque client français.
Pour les clients identifiés avec un code pays France, le système mappe automatiquement ces deux colonnes vers la configuration TVA du client. Les modèles plus anciens (sans ces colonnes) restent compatibles : vous pouvez continuer à les utiliser pour les clients non français.
Questions fréquentes :
→ À quelle étape mon client doit-il intervenir ?
L’ajout de votre client est immédiat et ne nécessite aucune intervention de sa part. En revanche, son invitation requiert qu'il s'inscrive à la plateforme depuis le mail reçu (lors de l'étape d'envoi de son invitation).