Nous avons mis en place une connexion automatisée entre jefacture.com et SharePoint. Cette intégration dépose les factures et les rapports de mouvement enrichis sur un site SharePoint, pour archiver vos documents et les rendre consultables dans l'environnement Microsoft que votre cabinet ou votre entreprise utilise déjà .
â ïž Ce guide est destinĂ© aux Experts-Comptables et aux Entreprises â ïž
âConsultez uniquement la section qui convient Ă votre activitĂ©
Avant de commencer : l'utilisation de ce connecteur requiert un compte microsoft professionnel ou scolaire ayant accÚs au site SharePoint visé.
đ Vous ĂȘtes un Expert-Comptable ou collaborateur :
Installer l'extension SharePoint 1/2 :
Depuis votre espace cabinet đ, accĂ©dez Ă la bibliothĂšque d'applications.
âOuvrez la brique SharePoint et cliquez sur Installer.
âCochez les types de documents Ă exporter :
- Factures d'achat
- Factures de vente
- Rapports de mouvement enrichis, puis "Enregistrez les configurations".
Choisissez le format d'export des factures d'achat et des factures de vente :
- Factur-X
- Peppol BIS 3.0
â
Le choix du format peut ĂȘtre diffĂ©rent pour vos factures d'achat et vos factures de vente mais un seul choix est possible par type de document.
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Une fois toute la configuration complĂ©tĂ©e, un bouton "Se connecter avec SharePoint". Cliquez dessus, identifiez-vous avec votre compte Microsoft professionnel et autorisez jefacture.com. De retour sur jefacture.com, indiquez oĂč dĂ©poser les fichiers (voir plus bas) : le statut de l'application passe Ă Actif.
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đĄ Si vous avez cliquĂ© sur Ignorer et n'avez pas achevĂ© la configuration de l'intĂ©gration, vous pouvez la reprendre Ă tout moment via : Gestion de l'espace de travail > Applications complĂ©mentaires > SharePoint > onglet Configuration > ComplĂ©ter la configuration.
Configurer l'extension SharePoint 2/3 :
Une fois connecté à votre compte Microsoft, votre authentification est terminée, vous devez à présent choisir un espace de travail Microsoft à utiliser :
Selon le compte Microsoft choisi, plusieurs espaces de travail peuvent ĂȘtre disponibles. Votre compte Microsoft doit avoir obtenu les droits d'Ă©dition sur l'espace en question pour ĂȘtre utilisĂ© :
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Une fois l'espace de travail choisi, choisissez l'ID du drive voulu :
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Une fois le drive choisi, il est à présent nécessaire de choisir un chemin par défaut pour le dépÎt des documents :
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jefacture.com met Ă votre disposition des variables pour personnaliser au mieux votre chemin d'accĂšs de maniĂšre dynamique.
â
âVous pouvez utiliser les variables suivantes :
Pour les documents d'achat :
[company_name] : Le nom du dossier client
[uen_number] : Le SIREN du dossier client
[invoice_type] : Le type de facture
[external_id] : Identifiant externe du dossier client
âPour les documents de vente :
[company_name] : Le nom du dossier client
[uen_number] : Le SIREN du dossier client
[invoice_type] : Le type de facture[external_id] : Identifiant externe du dossier client
âPour les rapports enrichis :
[company_name] : Le nom du dossier client
[uen_number] : Le SIREN du dossier client
[year] : L'année en cours
[type] : Type de document
[external_id] : Identifiant externe du dossier client
Cas client : Un client dont l'entreprise fictive "ABC" porte le siren 0123456789
âConfiguration :
/FacturesClients/[company_name]_[uen_number]/[invoice_type]
â
âRĂ©sultat : Les factures seront dĂ©posĂ©es dans le dossier :
/FacturesClients/ABC_0123456789/Sales (pour une facture d'achat)
ou
/FacturesClients/ABC_0123456789/Purchase (pour une facture de vente)
â
âConseils d'utilisation :
- Seul le SIREN d'un client peut ĂȘtre utilisĂ© via la variable [uen_number], pour des diffĂ©renciations d'appoint sur vos dossiers, il est nĂ©cessaire d'utiliser la "RĂ©fĂ©rence externe" dans la fiche client jefacture.com
â
- Il est conseillé de conserver un pattern semblable pour les factures d'achat et les factures de vente, la variable [invoice_type] est disponible pour les différencier aisément.
- Ce paramĂštrage deviendra la donnĂ©e par dĂ©faut, proposĂ©e pour toutes vos futures assignations de dossiers clients, vous pourrez tout de mĂȘme choisir un paramĂštrage totalement diffĂ©rent pour X ou Y client au cas par cas, soit pour dĂ©finir un cas particulier, soit car les paramĂštrages automatisĂ©es proposĂ©s par jefacture.com ne vous conviennent pas
Assigner l'extension SharePoint Ă un dossier client 3/3 :
Depuis votre espace cabinet đ, accĂ©dez Ă l'application Clients.
Ouvrez la fiche du client concerné, puis l'onglet Liaisons.
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Cliquez sur Ajouter une application complémentaire, sélectionnez SharePoint dans la liste des intégrations installées et cliquez sur Enregistrer.
â ïž Si SharePoint n'apparaĂźt pas dans la liste, merci de suivre les Ă©tapes de configuration vues plus haut.
Dans la fenĂȘtre "Configurer SharePoint pour [client]", cochez les types de documents Ă exporter pour ce dossier et cliquez sur "Enregistrer les configurations".
Une deuxiĂšme Ă©tape vous demande ensuite de renseigner le chemin d'accĂšs qui servira au dĂ©pĂŽt des factures de ce client. Si vous avez suivi les Ă©tapes de "Configurer l'extension SharePoint 2/3", ces informations seront prĂ©remplies automatiquement, vous pouvez tout de mĂȘme les personnaliser pour ce client.
L'extension SharePoint est désormais activée sur le dossier de votre client ! Les factures approuvées par votre client remontent automatiquement dans SharePoint selon les chemins d'accÚs définis.
Pour appliquer la liaison Ă chaque nouveau client automatiquement, ajoutez-la Ă un modĂšle de configuration : voir CABINET : Utiliser les modĂšles de configuration pour ajouter de nouveaux clients dans l'espace cabinet.
đą Vous ĂȘtes une Entreprise :
Installer l'extension SharePoint 1/2 :
Depuis votre espace entreprise đą, accĂ©dez Ă la bibliothĂšque d'applications.
âOuvrez la brique SharePoint et cliquez sur Installer.
âCochez les types de documents Ă exporter :
- Factures d'achat
- Factures de vente
- Rapports de mouvement enrichis, puis "Enregistrez les configurations".Choisissez le format d'export des factures d'achat et des factures de vente :
- Factur-X
- Peppol BIS 3.0
â
Le choix du format peut ĂȘtre diffĂ©rent pour vos factures d'achat et vos factures de vente mais un seul choix est possible par type de document.
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Une fois toute la configuration complĂ©tĂ©e, un bouton "Se connecter avec SharePoint". Cliquez dessus, identifiez-vous avec votre compte Microsoft professionnel et autorisez jefacture.com. De retour sur jefacture.com, indiquez oĂč dĂ©poser les fichiers (voir plus bas) : le statut de l'application passe Ă Actif.
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đĄ Si vous avez cliquĂ© sur Ignorer et n'avez pas achevĂ© la configuration de l'intĂ©gration, vous pouvez la reprendre Ă tout moment via : Gestion de l'espace de travail > Applications complĂ©mentaires > SharePoint > onglet Configuration > ComplĂ©ter la configuration.
đĄSi vous rencontrez des problĂšmes lors de la connexion Ă votre compte Microsoft, consultez le guide Ă©tendu "Me connecter Ă mon compte microsoft"
Configurer l'extension SharePoint 2/3 :
Une fois connecté à votre compte Microsoft, votre authentification est terminée, vous devez à présent choisir un espace de travail Microsoft à utiliser :
Selon le compte Microsoft choisi, plusieurs espaces de travail peuvent ĂȘtre disponibles. Votre compte Microsoft doit avoir obtenu les droits d'Ă©dition sur l'espace en question pour ĂȘtre utilisĂ© :
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Une fois l'espace de travail choisi, choisissez l'ID du drive voulu :
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Une fois le drive choisi, il est à présent nécessaire de choisir un chemin par défaut pour le dépÎt des documents :
L'usage des variables est optionnel, un chemin statique reste fonctionnel. Si elles ne s'appliquent pas à votre usage il n'est pas nécessaire de les utiliser.
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jefacture.com met Ă votre disposition des variables pour personnaliser au mieux votre chemin d'accĂšs de maniĂšre dynamique.
â
âVous pouvez utiliser les variables suivantes :
Pour les documents d'achat :
[company_name] : Le nom de l'entreprise (tel que renseigné sur jefacture.com)
[uen_number] : Le SIREN de l'entreprise (tel que renseigné sur jefacture.com)
[invoice_type] : Le type de facture
[external_id] : Identifiant externe (si existant sur votre dossier)
âPour les documents de vente :
[company_name] : Le nom de l'entreprise (tel que renseigné sur jefacture.com)
[uen_number] : Le SIREN de l'entreprise (tel que renseigné sur jefacture.com)
[invoice_type] : Le type de facture[external_id] : Identifiant externe (si existant sur votre dossier)
âPour les rapports enrichis :
[company_name] : Le nom de l'entreprise (tel que renseigné sur jefacture.com)
[uen_number] : Le SIREN de l'entreprise (tel que renseigné sur jefacture.com)
[year] : L'année en cours
[type] : Type de document
[external_id] : Identifiant externe (si existant sur votre dossier)
Cas exemple : L'entreprise fictive "ABC" porte le siren 0123456789
âConfiguration :
/FacturesClients/[company_name]_[uen_number]/[invoice_type]
â
âRĂ©sultat : Les factures seront dĂ©posĂ©es dans le dossier :
/FacturesClients/ABC_0123456789/Sales (pour une facture d'achat)
ou
/FacturesClients/ABC_0123456789/Purchase (pour une facture de vente)
â
âConseils d'utilisation :
- Il est conseillé de conserver un pattern semblable pour les factures d'achat et les factures de vente, la variable [invoice_type] est disponible pour les différencier aisément.
Installation de l'extension terminée (espace entreprise) :
Le statut de l'application est Actif dans Gestion de l'espace de travail > Applications complémentaires. Toutes vos factures approuvées remontent automatiquement dans SharePoint.
đĄ Depuis l'espace entreprise, vous pouvez voir la liste complĂšte de toutes les extensions installĂ©es dans votre environnement jefacture.com via ce lien.
Questions fréquentes :
Puis-je utiliser mon compte Microsoft personnel ?
Non. Microsoft n'autorise que les comptes professionnels ou scolaires pour cette connexion. Si vous voyez un message indiquant qu'un compte personnel ne peut pas se connecter ici, utilisez le compte que votre entreprise ou votre cabinet emploie pour Microsoft 365.
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Quels documents sont exportés, et à partir de quand ?
Les factures d'achat approuvées, les factures de vente envoyées et les rapports de mouvement enrichis, dÚs qu'ils atteignent ce statut. Seuls les documents arrivés aprÚs l'activation sont exportés : rien n'est renvoyé rétroactivement. Les originaux restent dans jefacture.com, le dépÎt est une copie.
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Puis-je envoyer mes documents Ă la fois vers SharePoint et vers OneDrive ?
Oui. Ce sont deux applications distinctes, chacune avec ses propres paramĂštres. Installez et configurez les deux si vous en avez besoin.
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Que se passe-t-il si la connexion Microsoft expire ?
Ouvrez l'application depuis Gestion de l'espace de travail > Applications complémentaires, activez Modifier les paramÚtres de connexion et reconnectez-vous. Vos types de documents, formats et chemins sont conservés.
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