L'application Documents Clients centralise tous les documents (factures, reçus, rapports) de vos clients dans une seule interface. Vous pouvez les passer en revue, les filtrer par statut, les envoyer vers vos intégrations comptables et les télécharger sans changer d'espace de travail.
Pourquoi utiliser cette application
Voir d'un coup d'œil tous les documents qui nécessitent une intervention de votre part (validation comptable, vérification).
Identifier les documents pour lesquels c'est le client qui doit agir (compléter une information, par exemple).
Travailler sur plusieurs clients sans avoir à entrer dans chaque espace individuellement.
Envoyer rapidement des documents validés vers vos intégrations comptables.
Prérequis
Rôle Comptable sur le compte cabinet (donne l'accès complet aux documents des clients auxquels vous êtes assigné(e)).
Être assigné(e) à l'équipe du client dans l'onglet Équipe de sa fiche. Voir CABINET : Comment assigner des dossiers clients à un collaborateur ?.
La structure de l'application en 3 niveaux
L'application est organisée en trois niveaux que vous parcourez par double-clic :
Niveau 1 : vue d'ensemble des clients. Liste de tous les clients auxquels vous êtes assigné(e), avec deux compteurs par client : À vérifier et Action du client nécessaire.
Niveau 2 : dossiers par type de document. Pour le client sélectionné, vous voyez la répartition par dossier : Factures de vente, Factures d'achat, Reçus d'achat, Rapports de mouvements enrichis, Autres documents.
Niveau 3 : liste des documents. Pour le dossier sélectionné, vous voyez la liste détaillée des documents avec leurs statuts.
Accéder à l'application
Connectez-vous à votre espace cabinet sur jefacture.com.
Ouvrez le lanceur d'applications (icône en haut à gauche) et cliquez sur Documents Clients.
La vue d'ensemble des clients s'affiche.
💡 Raccourci : depuis la fiche d'un client (application Clients), le bouton Ouvrir les documents clients vous emmène directement au niveau 2 (dossiers de ce client). Pratique quand vous savez déjà sur quel client vous voulez travailler.
Naviguer dans la vue Clients (niveau 1)
La liste contient une colonne Nom, une colonne À vérifier (documents en attente d'action côté cabinet) et une colonne Action du client nécessaire (documents bloqués côté client).
Utilisez le champ Chercher pour filtrer la liste sur un nom de client.
Double-cliquez sur la ligne d'un client pour entrer dans ses dossiers.
Le menu actions (⋮) propose Ouvrir le client pour ouvrir directement la fiche client dans l'application Clients.
Naviguer dans les dossiers d'un client (niveau 2)
Chaque dossier correspond à un type de document. Les colonnes sont les mêmes que le niveau 1 mais appliquées au dossier : À vérifier et Action du client nécessaire.
Double-cliquez sur la ligne d'un dossier pour ouvrir la liste détaillée.
Un dossier dont les deux compteurs sont à zéro n'a aucune action en attente.
Travailler sur la liste de documents (niveau 3)
C'est ici que vous passez le plus de temps. La page propose plusieurs outils :
Filtrer rapidement par statut
Trois onglets en haut de page filtrent automatiquement la liste :
Tout : tous les documents du dossier.
À vérifier : documents qui attendent une action de votre part.
Intervention du client nécessaire : documents qui attendent une action du client.
Filtrer par critères avancés
Cliquez sur le menu Filtres (en haut à droite de la table) pour combiner plusieurs critères :
Client
Document
Date du document
Échéance
Statut comptable
Cliquez sur Appliquer le filtre pour valider. Cliquez sur Annuler pour fermer sans changer.
Personnaliser les colonnes affichées
Cliquez sur le bouton de configuration de colonnes (en haut à droite de la table) pour ouvrir Colonnes du tableau. Vous pouvez sélectionner, épingler et réorganiser les colonnes. Des colonnes supplémentaires sont proposées :
Montant dû
Échéance
Statut
Statut du paiement
Cliquez sur Appliquer les modifications pour sauvegarder votre configuration.
Comprendre les statuts
Deux colonnes de statut sont disponibles par défaut :
Statut comptable : où en est le document dans votre flux de travail. Valeurs possibles : Action du client nécessaire, En attente, Prêt à traiter, Traité.
Statut du document : état du document lui-même. Valeurs possibles : Brouillon, Approuvé, Validé.
Agir sur un document
Le menu actions (⋮) de chaque ligne propose des actions différentes selon l'état du document. Les actions courantes sont :
Voir les détails : ouvre le document dans un panneau de détail pour le vérifier visuellement. Toujours disponible.
Télécharger en tant que : exporte le document en local au format de votre choix. Toujours disponible.
Envoyer aux intégrations : pousse le document vers les intégrations comptables configurées pour ce client. Proposé sur les documents pas encore envoyés.
Renvoyer aux intégrations : renvoie un document déjà envoyé une première fois. Proposé sur les documents déjà transmis.
Marquer comme traité : passe le document en statut Traité côté cabinet. Proposé une fois que le document a été validé et que vous avez fini votre travail dessus.
Bonnes pratiques
Commencez votre journée par l'onglet À vérifier au niveau 3, dossier par dossier, pour traiter en priorité ce qui dépend de vous.
Si une colonne ne vous sert pas (par exemple Référence externe), masquez-la via la configuration des colonnes pour gagner en lisibilité.
Combinez le filtre Date du document avec l'onglet À vérifier pour clôturer un mois comptable plus rapidement.
Si vous travaillez en équipe, utilisez le filtre Client pour vous concentrer sur vos clients assignés et éviter de doublonner les actions d'un collègue.
Questions fréquentes
Pourquoi je ne vois pas tous mes clients dans la vue d'ensemble ?
L'application affiche uniquement les clients auxquels vous êtes assigné(e) dans leur onglet Équipe. Si un client manque, demandez à un Administrateur du cabinet de vous ajouter à son équipe.
Quelle différence entre Documents Clients et l'application Clients ?
Clients sert à gérer le référentiel des clients (création, abonnement, intégrations, équipe, facturation électronique).
Documents Clients sert à traiter les flux documentaires (factures et autres) des clients déjà créés.
Que veut dire "Action du client nécessaire" ?
Le document est bloqué côté client : il manque une information, une approbation ou une correction que seul le client peut fournir. Tant que ce statut reste affiché, le cabinet ne peut pas finaliser le traitement.
Le statut "Brouillon" signifie quoi ?
Le document est en cours de saisie ou n'a pas encore été validé par le client. Il n'est ni envoyé ni traité comptablement. Si vous voyez un brouillon avec le statut comptable Action du client nécessaire, le client doit le compléter et le valider de son côté.