Quand une facture entre dans jefacture.com, son statut évolue en fonction des actions effectuées par l'entreprise et son cabinet comptable. Ces statuts ne sont pas identiques des deux côtés et ce qui déclenche l'envoi vers vos logiciels comptables n'est pas toujours évident. Cet article explique ce que chaque acteur voit et fait à chaque étape, et quand les documents partent vers vos intégrations.
Les trois surfaces concernées
Un document jefacture.com circule potentiellement entre trois surfaces :
Espace Entreprise : l'environnement où l'entreprise traite ses propres documents (importer, valider, approuver, payer).
Espace Cabinet : l'environnement où le cabinet comptable consulte les documents de ses clients depuis l'application Documents Clients.
Intégrations actives : les logiciels externes (logiciel comptable, stockage, etc.) connectés à votre espace pour recevoir automatiquement les documents traités.
L'Espace Entreprise et l'Espace Cabinet voient le même document, mais avec des statuts différents qui reflètent l'action attendue de chaque côté.
Correspondance des statuts entre Espace Entreprise et Espace Cabinet
Voici comment un même document est perçu des deux côtés selon l'étape de traitement.
Statut côté Espace Entreprise | Statut comptable côté Espace Cabinet | Qui doit agir |
En attente de validation | Action client nécessaire | L'entreprise (vérifier, compléter et approuver) |
Approuvé (en statut À payer / Payé) | Prêt à traiter | Le cabinet (traitement comptable) |
Le statut Traité côté cabinet est posé manuellement par le cabinet quand il a fini son travail comptable sur le document. Il n'est pas automatique.
Le déclencheur : l'approbation
L'évènement central qui fait passer un document d'Action client nécessaire à Prêt à traiter côté cabinet, et qui déclenche l'envoi vers les intégrations, est l'approbation côté Espace Entreprise.
Tant qu'une facture est sauvegardée mais pas approuvée, elle reste En attente de validation côté entreprise et Action client nécessaire côté cabinet. Aucune intégration ne reçoit le document.
Au moment où l'utilisateur clique sur Approuver dans l'Espace Entreprise :
La facture est convertie en facture électronique conforme.
Son statut côté entreprise passe en À payer (ou directement Payé si le paiement est déjà rapproché).
Son statut comptable côté cabinet passe en Prêt à traiter.
Toutes les intégrations actives côté entreprise et côté cabinet reçoivent automatiquement le document.
Cas particulier des factures électroniques reçues
Les factures électroniques conformes reçues (Factur-X) sont approuvées automatiquement par jefacture.com dès leur arrivée. Elles ne passent pas par l'étape En attente de validation. Le déclenchement de l'envoi vers les intégrations est immédiat.
Pour ces factures, le cabinet voit directement le statut Prêt à traiter sans intervention de l'entreprise.
Quand et où les intégrations reçoivent les documents
Pour qu'un document arrive bien dans un logiciel comptable (ou autre application connectée comme un service de stockage), trois conditions doivent être réunies :
Le document est approuvé côté Espace Entreprise (manuellement pour les PDF/scans, automatiquement pour les factures électroniques conformes).
L'intégration concernée est active. Cela se vérifie côté Espace Entreprise dans Gestion de l'espace de travail > Applications complémentaires, et côté Espace Cabinet dans la fiche du client (onglet Liaisons).
L'intégration a été correctement configurée (identifiants, clé API, dossier de destination, etc.) selon les instructions de l'article dédié à cette intégration.
Une intégration active côté cabinet enverra le document à destination du logiciel du cabinet (par exemple un export vers Cegid, MyUnisoft, Pennylane). Une intégration active côté entreprise enverra le document vers les outils internes de l'entreprise (par exemple Dropbox, Google Drive). Les deux flux sont indépendants et peuvent coexister sur le même document.
Bonnes pratiques
Côté entreprise : approuvez vos factures importées dès que vous avez vérifié les données. Plus tôt vous approuvez, plus tôt votre cabinet peut traiter.
Côté cabinet : utilisez l'onglet À vérifier dans Documents Clients pour identifier les documents prêts à être traités. Il y a également un onglet Action client nécessaire qui liste les documents sur lesquels l'entreprise doit intervenir, pas le cabinet.
Si un document est manquant dans votre logiciel comptable : vérifiez d'abord que la facture a été approuvée. Puis vérifiez que l'intégration est active et correctement configurée. Si tout semble en ordre, vous pouvez forcer un nouvel envoi via l'option Renvoyer aux intégrations depuis le menu actions (trois points ⋮ ) d'un document approuvé.
Questions fréquentes
Pourquoi mon cabinet voit "Action client nécessaire" alors que j'ai sauvegardé ma facture ?
Sauvegarder ne suffit pas. Tant que vous n'avez pas cliqué sur Approuver, la facture reste En attente de validation côté entreprise et Action client nécessaire côté cabinet. C'est l'approbation qui libère le document.
Mon document est approuvé mais il n'est pas arrivé dans mon logiciel comptable, pourquoi ?
Trois raisons possibles :
L'intégration n'est pas active dans votre espace. Vérifiez dans Applications complémentaires ou demandez à votre cabinet.
L'intégration est active mais mal configurée. Reportez-vous à l'article dédié à votre intégration pour vérifier les paramètres.
Le document a été approuvé avant l'activation de l'intégration. Dans ce cas, utilisez Renvoyer aux intégrations depuis le menu actions du document.
Une facture en autofacturation suit-elle le même flux ?
Oui. Une facture en autofacturation traverse les mêmes étapes (validation si pas électronique, approbation, envoi aux intégrations). La spécificité tient au fait que vous êtes l'émetteur au nom de votre fournisseur, mais le mécanisme de circulation entre entreprise, cabinet et intégrations est identique.
Le cabinet peut-il déclencher l'envoi vers les intégrations ?
Le cabinet peut utiliser l'action Envoyer aux intégrations ou Renvoyer aux intégrations depuis sa vue Documents Clients.
Si je désactive une intégration, les documents déjà envoyés sont-ils retirés du logiciel comptable ?
Non. La désactivation arrête uniquement les envois futurs. Les documents déjà transmis restent dans le logiciel comptable destinataire.