jefacture.com vous permet de gérer plusieurs entreprises depuis un seul compte. Que vous dirigiez plusieurs sociétés indépendantes ou que vous ayez une entreprise avec plusieurs succursales ou emplacements, vous pouvez tout organiser efficacement en utilisant des espaces séparés.
Cet article explique comment fonctionnent les espaces, quand en créer de nouveaux et comment passer de l'un à l'autre.
Qu'est-ce qu'un espace ?
Un espace est un environnement de travail dédié au sein de jefacture.com. Chaque espace fonctionne de manière indépendante avec ses propres documents, comptes de paiement, applications, intégrations, utilisateurs et paramètres.
Qu'est-ce qu'une organisation ?
Une organisation représente une entité juridique avec son propre numéro de TVA ou d'entreprise. Vous pouvez avoir plusieurs espaces liés à la même organisation (pour les succursales), ou des organisations distinctes pour des entreprises entièrement différentes.
Distinction clé :
Scénario | Même organisation ? | Espaces |
Plusieurs succursales de la même entreprise (même numéro SIREN) | Oui | Un espace par succursale/emplacement |
Plusieurs entreprises indépendantes (numéros SIREN différents) | Non | Un espace par entreprise |
Scénario 1 : Gérer plusieurs succursales
Si votre organisation opère dans plusieurs emplacements, possède plusieurs marques ou a des départements distincts tous sous le même numéro de TVA, vous pouvez créer des espaces séparés tout en les gardant liés à la même organisation.
Quand créer un espace pour une succursale
Créez un nouvel espace pour les succursales si vous souhaitez :
Séparer les activités entre les emplacements, départements ou lignes d'activité
Conserver les données financières distinctes pour chaque succursale
Attribuer différentes équipes ou autorisations d'utilisateurs par succursale
Utiliser différentes intégrations ou paramètres par emplacement
Exemple
Vous dirigez « Services Dupont » avec deux emplacements : Paris et Lyon. Les deux emplacements partagent le même SIREN mais ont du personnel, des factures et des comptes de paiement distincts. Dans jefacture.com, vous créez deux espaces (un pour chaque emplacement) tous deux liés à la même organisation.
Comment créer un espace pour une succursale
Cliquez sur votre icône de profil dans le coin supérieur droit pour ouvrir le menu principal.
Cliquez sur Changer d'espace de travail.
Cliquez sur + Créer un espace de travail.
On vous demandera de sélectionner une organisation. Choisissez votre organisation existante dans la liste puis cliquez sur Continuer.
Donnez un nom au nouvel espace.
Cliquez sur Continuer.
Ajoutez l'adresse de la succursale, puis cliquez sur Continuer.
Votre nouvel espace de succursale sera prêt à l'emploi.
Note
Lorsque vous sélectionnez une organisation existante, jefacture.com comprend qu'il s'agit d'une succursale de la même entité juridique. Tous les espaces liés à cette organisation partagent la même identité juridique tout en maintenant des données opérationnelles distinctes.
Note : Quand vous venez de créer un espace, ses applications s'installent en arrière-plan et une notification vous en informe. Certaines applications peuvent rester indisponibles quelques instants, le temps que l'installation se termine. Il n'y a rien à faire : patientez et actualisez la page.
Le même message apparaît quand vous faites évoluer l'abonnement d'un espace existant, une montée en gamme pouvant donner accès à de nouvelles applications à installer.
Scénario 2 : Gérer plusieurs entreprises
Si vous gérez plusieurs entreprises avec différents numéros de TVA ou d'entreprise, chaque entreprise doit avoir sa propre organisation et son propre espace dans jefacture.com. Cela garantit que les données financières, les utilisateurs et les informations juridiques restent complètement séparés, comme l'exige la conformité.
Quand créer une nouvelle entreprise
Créez une nouvelle entreprise si vous :
Gérez plus d'une entreprise enregistrée
Devez garder les factures, les utilisateurs et les taxes entièrement séparés
Avez différents comptables pour différentes entreprises
Exemple
Vous possédez « Dupont & Fils » et « Immo Dupont ». Chacune a son propre SIREN et ses registres financiers. Dans jefacture.com, vous devez créer des organisations distinctes pour chaque entreprise.
Comment créer une nouvelle entreprise
Cliquez sur votre icône de profil dans le coin supérieur droit pour ouvrir le menu principal.
Cliquez sur Changer d'espace de travail.
Cliquez sur l'icône plus (+) pour créer un espace.
Cliquez sur Ajouter une nouvelle organisation.
Complétez le processus d'inscription pour votre nouvelle entreprise.
Une fois terminé, un nouvel espace jefacture.com est créé pour cette entité juridique.
Note
Chaque entreprise apparaîtra séparément dans votre menu de changement d'espace. Vous ne pouvez pas ajouter une nouvelle entreprise en sélectionnant une organisation existante, cette option est uniquement pour les succursales de la même entité juridique.
Inscrire une autre entreprise avec la même adresse e-mail
Vous pouvez utiliser la même adresse e-mail pour inscrire plusieurs entreprises, chacune avec son propre numéro SIREN.
Si vous préférez une inscription séparée plutôt que Ajouter une nouvelle organisation :
Ouvrez une fenêtre de navigation privée dans votre navigateur.
Recommencez l'inscription depuis cette fenêtre, avec la même adresse e-mail.
La fenêtre de navigation privée évite un conflit avec votre session déjà ouverte. Une fois l'inscription terminée, vous passez d'une entreprise à l'autre avec Changer d'espace de travail.
Si votre cabinet comptable a déjà inscrit l'entreprise, ne refaites pas l'inscription : acceptez son invitation (voir Une entreprise n'apparaît pas dans mes espaces de travail).
Passer d'un espace à l'autre
Cliquez sur votre icône de profil dans le coin supérieur droit pour ouvrir le menu déroulant.
Cliquez sur Changer d'espace de travail.
Sélectionnez l'espace auquel vous souhaitez accéder dans la liste.
Si vous avez accès à de nombreux espaces différents, vous pouvez également effectuer une recherche par nom pour trouver un espace rapidement.
Vous pouvez rapidement voir dans quel espace vous vous trouvez actuellement en vérifiant l'indicateur en haut à droite de votre écran.
Une entreprise n'apparaît pas dans mes espaces de travail
Si vous ne voyez pas toutes vos entreprises (vos structures) sous le même identifiant de connexion, vérifiez les points suivants.
L'entreprise a été inscrite par votre cabinet comptable ou par une autre personne
Une invitation distincte est envoyée pour chaque entreprise. Acceptez chaque invitation avec vos identifiants de connexion existants : l'entreprise s'ajoute à vos espaces, et vous passez de l'une à l'autre avec Changer d'espace de travail.
Utilisez exactement l'adresse e-mail à laquelle l'invitation a été envoyée. Avec une autre adresse, l'entreprise ne se rattache pas à votre compte.
Si vous n'avez pas reçu d'invitation pour une entreprise, demandez à votre cabinet comptable de vous l'envoyer à la même adresse e-mail. Ne refaites pas l'inscription vous-même : elle entrerait en conflit avec votre compte existant.
Vous avez inscrit l'entreprise vous-même
Si vous l'avez inscrite avec la même adresse e-mail, elle apparaît séparément dans Changer d'espace de travail.Si vous l'avez inscrite avec une autre adresse e-mail, invitez votre adresse habituelle comme utilisateur de cet espace : les utilisateurs doivent être invités à chaque espace séparément.
L'entreprise reste invisible
Si vous avez accepté l'invitation avec la bonne adresse e-mail et que l'entreprise n'apparaît toujours pas, contactez le support : l'équipe vérifie le rattachement de l'espace.
Ce que contient chaque espace
Chaque espace maintient son propre ensemble indépendant de :
Documents et factures
Comptes de paiement
Applications et intégrations
Utilisateurs et rôles
Paramètres
Abonnement
Cette séparation garantit que les données, les flux de travail et les autorisations des utilisateurs restent organisés par entreprise ou succursale sans mélange.
Accès utilisateur et autorisations
Les utilisateurs doivent être invités à chaque espace séparément. Lors de l'invitation d'un utilisateur à un espace, vous pouvez définir ses autorisations spécifiques pour cet espace. Cela signifie :
Un utilisateur pourrait avoir un accès complet à un espace mais des autorisations limitées dans un autre
Un utilisateur pourrait n'avoir accès qu'aux espaces avec lesquels il doit travailler
Les rôles et autorisations peuvent varier entre les espaces pour le même utilisateur
Notes importantes
Les espaces sont indépendants. Les données ne peuvent pas être transférées ou fusionnées entre les espaces.
Chaque espace a son propre abonnement.
Pour des raisons de conformité, les différentes entités juridiques (entreprises) doivent rester entièrement séparées.
FAQ
Combien d'espaces puis-je avoir ?
Il n'y a pas de limite au nombre d'espaces que vous pouvez avoir.
Puis-je donner aux utilisateurs accès uniquement à des espaces spécifiques ?
Oui. Les utilisateurs doivent être invités à chaque espace séparément. Lors de l'invitation d'un utilisateur à un espace, vous pouvez définir ses autorisations spécifiques pour cet espace. Cela signifie qu'un utilisateur pourrait avoir un accès complet à un espace mais des autorisations limitées dans un autre, ou il pourrait n'avoir accès qu'aux espaces avec lesquels il doit travailler.
Dois-je créer des espaces distincts pour chaque entité commerciale ?
Oui, il est recommandé de créer des espaces distincts pour différentes entités juridiques afin de maintenir des registres financiers distincts et de se conformer aux réglementations commerciales.
Puis-je déplacer des factures entre les espaces ?
Non. Les documents de chaque espace sont conservés séparément.
Puis-je utiliser différentes intégrations par espace ?
Oui. Chaque espace peut se connecter à différentes intégrations.
Puis-je connecter mon comptable à plusieurs entreprises ?
Oui. Les comptables peuvent ajouter chacune de vos entreprises en tant que client via leur Espace Partenaire. Vous pouvez également vous connecter à un comptable différent pour chaque entreprise.
Puis-je gérer plusieurs entreprises à partir d'un seul téléphone portable ?
Oui. Vous pouvez utiliser l'application jefacture.com sur un seul appareil pour accéder à plusieurs entités juridiques. Chaque entité doit avoir son propre numéro SIREN unique et un Espace entreprise indépendant. Pour passer de l'un à l'autre sur votre téléphone, appuyez sur le nom de votre entreprise en haut de l'écran d'accueil et sélectionnez l'espace souhaité.