Quand vous importez une facture d'achat dans jefacture.com, elle peut nécessiter une étape de validation avant d'être prête à être payée et envoyée à votre comptable. Cette étape garantit que la facture respecte le standard de facturation électronique. Cet article vous explique comment vérifier, compléter et approuver vos factures importées.
Bon à savoir : les factures électroniques conformes reçues (Factur-X) sont automatiquement approuvées par jefacture.com. Vous n'avez aucune action à effectuer dessus. Cet article concerne uniquement les factures importées au format PDF ou scanné, qui passent par l'OCR et nécessitent une validation manuelle.
Pourquoi certaines factures doivent être validées
jefacture.com traite les factures importées différemment selon leur format :
Factures électroniques (Factur-X) : la facture est approuvée automatiquement si les données structurées sont conformes au standard européen EN 16931. Dans ce cas, le document passe directement au statut À payer (ou Payé).
Factures au format PDF ou scan : les données sont extraites par OCR (reconnaissance optique de caractères). L'OCR peut manquer certains champs ou en lire d'autres incorrectement. La facture est marquée En attente de validation et nécessite une vérification manuelle avant d'être utilisable.
L'étape de validation a deux objectifs :
Garantir l'exactitude des données que l'OCR a extraites.
Compléter les champs requis pour transformer la facture en facture électronique conforme.
Une fois approuvée, la facture est convertie en facture électronique et ne peut plus être modifiée.
Valider une facture en attente
Pour passer une facture du statut En attente de validation au statut À payer :
Allez dans Factures d'achat ou Factures de vente.
Ouvrez l'onglet À vérifier pour voir les factures En attente de validation.
Double-cliquez sur la facture à valider pour ouvrir la vue de validation.
Vérifiez les champs pré-remplis par l'OCR : fournisseur, numéro de facture, date d'émission, date d'échéance, montant HT, TVA, montant TTC, devise, etc.
Corrigez les champs erronés et complétez les champs manquants. Les champs requis pour être une facture conforme sont signalés.
Sauvegarder ou approuver : faire la différence
Deux actions sont disponibles, et elles n'ont pas le même effet.
Sauvegarder
Le bouton Sauvegarder enregistre vos modifications mais laisse la facture au statut En attente de validation. C'est utile si :
Vous attendez une information manquante (par exemple le bon de commande référencé).
Vous voulez reprendre le travail plus tard.
Vous voulez qu'un collègue jette un coup d'œil avant l'étape finale.
Tant que la facture est sauvegardée mais pas approuvée, vous pouvez encore la modifier.
Approuver
Le bouton Approuver valide définitivement la facture. À ce moment :
Toutes les données saisies sont enregistrées.
jefacture.com transforme la facture au format électronique conforme.
La facture passe au statut À payer (statut général) et Approuvée (statut du document).
Si vous avez activé des intégrations d'export de documents, la facture y est automatiquement envoyée.
Attention : l'approbation est irréversible. Après approbation, la facture ne peut plus être modifiée. Vérifiez bien toutes les données avant de cliquer sur Approuver.
Comprendre les conséquences sur le flux documentaire
Lorsque vous approuvez une facture dans votre Espace Entreprise, le changement de statut est visible immédiatement par votre cabinet comptable dans son Espace Cabinet : la facture passe du statut Action client nécessaire au statut Prêt à traiter. Pour comprendre comment chaque action de votre côté impacte ce que voit votre comptable et ce qui est envoyé vers vos intégrations, consultez l'article Comprendre le flux des documents entre votre entreprise, votre cabinet et vos intégrations.
Questions fréquentes
Une facture électronique reçue peut-elle apparaître en "En attente de validation" ?
Non. Les factures électroniques (Factur-X) conformes sont approuvées automatiquement par jefacture.com. Si vous voyez une facture en En attente de validation, c'est qu'elle a été importée sous forme de PDF ou de scan. Une facture électronique non-conforme n’apparaît pas dans vos factures d’achats ou de vente, mais dans Flux de documents avec le statut Erreur.
Que se passe-t-il si je clique sur Approuver alors qu'il manque des champs requis ?
jefacture.com bloque l'approbation et signale les champs manquants. Vous devez les renseigner avant que l'approbation soit possible.
Puis-je modifier une facture déjà approuvée ?
Non. Une fois approuvée, la facture est devenue une facture électronique conforme et ne peut plus être modifiée. Si vous constatez une erreur après approbation, vous devrez gérer la correction avec votre fournisseur (demande d'avoir, nouvelle facture).
Que faire si l'OCR a mal lu une grande partie des champs ?
Corrigez les champs manuellement comme indiqué dans la section Valider une facture en attente.
La facture sera-t-elle envoyée à mes intégrations avant ou après approbation ?
Après. Seules les factures approuvées déclenchent l'export vers vos intégrations actives (ce qui signifie que les factures électroniques approuvées automatiquement sont également automatiquement exportées vers vos intégrations actives). Une facture sauvegardée mais pas encore approuvée reste interne à jefacture.com.