Les trois niveaux de statut
Dans jefacture.com, une facture d’achat se lit à travers trois axes complémentaires.
Statut général. Le statut le plus important concernant la facture.
Statut du document. Les données de la facture sont-elles conformes.
Statut de paiement. L’avancement du règlement fournisseur.
Le statut général combine automatiquement les deux autres pour mettre en avant l’information la plus utile à l’action.*
1. Statut général : La synthèse qui guide l’action
Statut général | Signification | Prochaine action |
En attente de validation | Facture reçue ou déposée qui doit encore être validée | Ouvrir, compléter ou corriger les données clés, puis valider |
A payer | Facture validée et prête, pas encore réglée | Programmer ou exécuter le paiement selon l’échéance |
Partiellement payé | Facture validée et prête, un ou plusieurs règlements effectués, solde restant | Régler le solde et/ou rapprocher le paiement (si applicable) |
Payé | Facture soldée | Aucun traitement nécessaire. La facture est désormais archivée |
En litige | Litige ouvert avec le fournisseur. Vous avez décliné la facture et indiqué "Contestation" comme motif | Traiter le litige avec le fournisseur. Vous pouvez ensuite la marquer comme résolue, payée ou procéder au paiement. La facture retournera à son statut de paiement. |
Refusé | Vous avez marqué la facture comme "refusée". Elle restera dans ce statut sauf si vous la marquez comme résolue | Contactez votre fournisseur pour corriger la facture ou l'annuler entièrement. |
2. Statut du document : Qualité et conformité de la facture
Statut du document | Signification |
En attente de validation | Données à vérifier par un utilisateur. |
Validée | Données jugées correctes. Facture prête. |
Invalide | Échec des contrôles, nécessite une correction. Vous pouvez voir ce libellé dans les détails du document lorsque vous ouvrez un document rejeté depuis le Flux de documents. |
Approuvée | La facture a été révisée et approuvée par les personnes appropriées dans votre entreprise et est prête pour le paiement. |
Refusé | Déclinée pour motifs internes ou commerciaux. |
En litige | Point litigieux avec le fournisseur. Discussion avec le fournisseur en raison de questions ou préoccupations concernant son exactitude. |
3. Statut de paiement : Suivre l'avancement des règlements
Statut de paiement | Description | Prochaine Action |
A payer | Aucun règlement enregistré | Planifier selon échéances. Si un paiement est effectué il est nécessaire de le rapprocher. |
En transit | Un paiement a été initié pour cette facture mais le règlement bancaire est encore en cours de traitement. La facture n'est plus simplement A payer, sans être encore Payé. Ce statut s'applique aux factures d'achat et aux notes de débit, pour repérer d'un coup d'œil les paiements déjà lancés et éviter de régler deux fois la même facture. | Aucune action. Le statut passe à Payé dès confirmation bancaire. Vous pouvez aussi suivre la transaction correspondante dans l'Outil de Rapprochement pendant son rapprochement. |
Partiellement payé | Règlement partiel rapproché | Suivre le détail des paiements et procéder au règlement du solde restant |
Payé | Règlement total enregistré | Aucune, la facture est archivée. |
*Comment les statuts fonctionnent ensemble
Le statut général combine les informations de tous les autres statuts pour vous montrer ce qui est le plus important.
Par exemple :
Si une facture est Approuvée (statut du document) mais A payer (statut de paiement), le statut général sera A payer.
Si une facture est En litige (statut du document) et Payé (statut de paiement), le statut général sera En litige car le problème du document nécessite une attention même si le paiement est complet.
Le statut général détermine quelles actions sont nécessaires.
Approbation externe des factures d'achat
Vous pouvez router les Factures d'achat vers une application externe pour approbation avant qu'elles ne poursuivent votre flux de travail. Vous gardez ainsi un contrôle plus strict sur les documents autorisés à avancer.
Activez ou désactivez l'Approbation externe pour les documents d'achat dans les paramètres de votre application Flux de documents. Un message de confirmation s'affiche lorsque le réglage est enregistré.
Quand elle est activée, une facture d'achat affiche En attente d'approbation externe pendant que l'application externe l'examine. Les utilisateurs internes ne peuvent pas l'approuver, la refuser ni la contester durant ce temps.
Quand elle est désactivée (le réglage par défaut), les factures suivent le flux interne normal et affichent En attente d'approbation pour la revue interne.
Remarque : l'Approbation externe est désactivée par défaut : vos flux de travail existants ne sont pas affectés tant que vous ne l'activez pas.
Annuler une facture
Une fois qu'une facture d'achat a été validée, traitée ou partagée avec un tiers, elle ne peut plus être supprimée. Pour garder votre espace propre, vous pouvez Annuler une facture d'achat bloquée dans En cours de traitement lorsqu'aucune autre action n'est attendue. L'annulation la retire de votre liste de tâches active sans supprimer l'enregistrement historique.
Comment ça marche :
Cliquer sur Annuler retire le document de vos tâches actives (il n'apparaît plus comme à traiter).
Si vous annulez par erreur, cliquez sur Résoudre pour rétablir le document et le rouvrir pour d'autres actions.
Questions fréquentes :
→ Quelle est la différence entre le statut de facture En litige et Refusé ?
En litige signifie que vous avez des questions qui nécessitent une discussion avec votre fournisseur avant d'accepter et payer la facture. Refusé signifie que vous avez pris la décision finale de ne pas payer la facture.
→ Une facture peut-elle passer de Refusé à A payer ?
Oui, si vous et votre fournisseur résolvez les problèmes et vous accordez sur le paiement, vous pouvez marquer la facture comme "résolue". Le statut repassera à A payer.
→ Pourquoi ma facture est-elle bloquée en "En attente de validation" ?
Vous devez encore valider les données de la facture. Vérifiez que tous les champs de la facture sont remplis correctement.
→ Puis-je changer manuellement le statut d'une facture ?
Vous pouvez mettre à jour certains statuts avec les actions que vous prenez (comme marquer une facture comme payée ou la refuser). D'autres sont automatiquement définis par le système (comme quand vous payez une facture par exemple).