Les trois niveaux de statut
Dans jefacture.com, une facture d’achat se lit à travers trois axes complémentaires.
Statut général. Le statut le plus important concernant la facture.
Statut du document. Les données de la facture sont-elles conformes.
Statut de paiement. L’avancement du règlement fournisseur.
Le statut général combine automatiquement les deux autres pour mettre en avant l’information la plus utile à l’action.*
1. Statut général : La synthèse qui guide l’action
Statut général | Signification | Prochaine action |
En attente de validation | Facture reçue ou déposée qui doit encore être validée | Ouvrir, compléter ou corriger les données clés, puis valider |
Impayée | Facture validée et prête, pas encore réglée | Programmer ou exécuter le paiement selon l’échéance |
Partiellement payée | Facture validée et prête, un ou plusieurs règlements effectués, solde restant | Régler le solde et/ou rapprocher le paiement (si applicable) |
Entièrement payée | Facture soldée | Aucun traitement nécessaire. La facture est désormais archivée |
Contestée | Litige ouvert avec le fournisseur. Vous avez décliné la facture et indiqué "Contestation" comme motif de refus | Traiter le litige avec le fournisseur. Vous pouvez ensuite la marquer comme résolue, payée ou procéder au paiement. La facture retournera à son statut de paiement. |
Refusée | Vous avez marqué la facture comme "refusée". Elle restera dans ce statut sauf si vous la marquez comme résolue | Contactez votre fournisseur pour corriger la facture ou l'annuler entièrement. |
2. Statut du document : Qualité et conformité de la facture
Statut du document | Signification |
En attente de validation | Données à vérifier par un utilisateur. |
Validée | Données jugées correctes. Facture prête. |
Invalide | Échec de validation ou champ critique manquant, nécessite une correction. |
Entièrement approuvée | La facture a été révisée et approuvée par les personnes appropriées dans votre entreprise et est prête pour le paiement. |
Refusée | Déclinée pour motifs internes ou commerciaux. |
Contestée | Point litigieux avec le fournisseur. Discussion avec le fournisseur en raison de questions ou préoccupations concernant son exactitude. |
3. Statut de paiement : Suivre l'avancement des règlements
Statut de paiement | Description | Prochaine Action |
Impayée | Aucun règlement enregistré | Planifier selon échéances. Si un paiement est effectué il est nécessaire de le rapprocher. |
Partiellement payée | Règlement partiel rapproché | Suivre le détail des paiements et procéder au règlement du solde restant |
Entièrement payée | Règlement total enregistré | Aucune, la facture est archivée. |
*Comment les statuts fonctionnent ensemble
Le statut général combine les informations de tous les autres statuts pour vous montrer ce qui est le plus important.
Par exemple :
Si une facture est "Entièrement approuvée" mais "Impayée", le statut général sera "Impayée".
Si une facture est "Contestée" et "Entièrement payée", le statut général sera "Contestée" car le problème du document nécessite une attention même si le paiement est complet.
Le statut général détermine quelles actions sont nécessaires.
Questions fréquentes :
→ Quelle est la différence entre le statut de facture "Contestée" et "Refusée" ?
"Contestée" signifie que vous avez des questions qui nécessitent une discussion avec votre fournisseur avant d'accepter et payer la facture. "Refusée" signifie que vous avez pris la décision finale de ne pas payer la facture.
→ Une facture peut-elle passer de "Refusée" à "Impayée" ?
Oui, si vous et votre fournisseur résolvez les problèmes et vous accordez sur le paiement, vous pouvez marquer la facture comme "résolue". Le statut changera de nouveau vers "Impayée".
→ Pourquoi ma facture est-elle bloquée en "En attente de validation" ?
Vous devez encore valider les données de la facture. Vérifiez que tous les champs de la facture sont remplis correctement.
→ Puis-je changer manuellement le statut d'une facture ?
Vous pouvez mettre à jour certains statuts avec les actions que vous prenez (comme marquer une facture comme payée ou la refuser). D'autres sont automatiquement définis par le système (comme quand vous payez une facture par exemple).