⚙️ Cet article est dédié aux Espaces Entreprises. Si vous êtes un cabinet et souhaitez paramétrer les accès des utilisateurs d'un espace cabinet, suivez l'article dédié : Gérer les accès des collaborateurs dans votre espace cabinet.
Vous pouvez inviter vos collaborateurs à rejoindre votre Espace Entreprise afin qu'ils puissent consulter, créer ou gérer les documents et les paiements selon les droits que vous leur attribuez.
Inviter un nouvel utilisateur
L'invitation se déroule en 3 étapes : renseigner les informations de la personne, lui attribuer ses Responsabilités (rôles), puis envoyer l'invitation.
Cliquez sur l'icône de profil en haut à droite, puis sur Gérer l'espace de travail.
Cliquez sur la carte Utilisateurs.
Cliquez sur le bouton Inviter un nouvel utilisateur en haut à droite.
Étape 1 : Détails de l'utilisateur
Renseignez :
Prénom
Nom
Adresse e-mail
Cliquez sur Continuer pour passer à l'étape suivante.
Étape 2 : Responsabilités
Sélectionnez un ou plusieurs rôles à attribuer à cet utilisateur. Chaque rôle détermine ce que la personne pourra voir et faire dans votre espace (voir la section Comprendre et modifier les rôles plus bas pour le détail).
Cliquez sur Continuer.
Étape 3 : Inviter
Vérifiez les informations et les rôles renseignés, puis cliquez sur Inviter pour envoyer l'invitation.
L'utilisateur reçoit un email avec les instructions pour rejoindre votre espace. Tant qu'il n'a pas validé son compte, son statut reste Invité. Une fois l'invitation acceptée et son inscription terminée, il passe automatiquement au statut Actif.
Comprendre et modifier les rôles
Chaque utilisateur peut cumuler plusieurs rôles. Vous pouvez ajuster ses permissions à tout moment.
Liste des rôles
Rôle | Description |
Administrateur | Peut inviter et gérer les utilisateurs, contrôler les accès, installer des extensions, modifier l'abonnement, gérer les paiements et les paramètres. Ce rôle ne donne pas accès à toutes les données et fonctionnalités (factures de vente, factures d'achat, etc.) — pour y accéder, l'utilisateur doit aussi avoir le rôle correspondant. |
Responsable des ventes | Supervise le traitement des factures de vente de bout en bout : création et envoi des devis et factures, suivi des paiements. ⚠️ Ce rôle inclut automatiquement Assistant des ventes. |
Responsable des achats | Supervise le traitement des factures d'achat de bout en bout : validation, approbation des factures et confirmation du paiement. ⚠️ Ce rôle inclut automatiquement Assistant des achats. |
Responsable financier | Exécute les paiements et gère les comptes bancaires associés (nécessite le module Services de paiement). Ce rôle ne donne pas accès aux documents de vente ou d'achat. ⚠️ Ce rôle inclut automatiquement Titulaire de la carte. |
Comptable (externe) | Accède à une grande variété d'informations pour effectuer les tâches comptables courantes (documents de vente et d'achat), mais avec des droits plus limités que les Responsables. Recommandé pour votre expert-comptable externe. |
Sous-rôles auto-inclus
Certains rôles incluent automatiquement un sous-rôle plus limité. Vous ne pouvez pas l'attribuer indépendamment du rôle parent.
Sous-rôle | Inclus avec | Description |
Assistant des ventes | Responsable des ventes | Participe à la création, la correction et la révision des documents de vente, mais ne peut pas envoyer de documents au client. |
Assistant des achats | Responsable des achats | Participe au traitement des factures d'achat, mais ne peut pas approuver ni marquer les factures comme payées. |
Titulaire de la carte | Responsable financier | Permet d'utiliser une carte de débit jefacture.com au nom de l'entreprise. Donne accès aux informations d'utilisation de sa carte uniquement, pas au solde du compte ni aux autres cartes. |
💡 Bon à savoir : pour donner les accès complets à un collaborateur, attribuez-lui tous les rôles dont il a besoin. Le rôle Administrateur seul ne donne pas accès aux factures et aux données métier.
Modifier les rôles d'un utilisateur
Allez dans Gérer l'espace de travail → Utilisateurs.
Cliquez sur la ligne de l'utilisateur dont vous voulez modifier les rôles (ou ouvrez le menu actions ⋮ → Voir les détails).
Cliquez sur le bouton Modifier.
Cochez ou décochez les rôles puis cliquez sur Enregistrer.
Les permissions sont mises à jour immédiatement.
Désactiver un utilisateur
Désactiver un utilisateur lui retire temporairement l'accès à votre espace, sans supprimer son compte. Utile pour un collaborateur en congé prolongé ou un départ provisoire.
Allez dans Gérer l'espace de travail → Utilisateurs.
Cliquez sur le menu actions ⋮ de la ligne de l'utilisateur concerné.
Sélectionnez Désactiver.
Vous pouvez réactiver l'utilisateur plus tard via le même menu.
Supprimer un utilisateur
Supprimer un utilisateur retire définitivement son accès à votre espace.
Allez dans Gérer l'espace de travail → Utilisateurs.
Cliquez sur le menu actions ⋮ de la ligne de l'utilisateur concerné.
Sélectionnez Supprimer et confirmez.
⚠️ La suppression est immédiate : l'utilisateur perd son accès dans la foulée. S'il s'agit d'un départ temporaire, préférez Désactiver.