L'ajout de vos tiers (clients et fournisseurs) à votre espace jefacture.com est l'une des premières étapes à faire quand vous débutez avec jefacture.com. Cela vous permettra de créer rapidement et facilement des factures sur la plateforme, et les documents téléchargés ou reçus seront automatiquement liés aux partenaires que vous avez ajoutés.
Les partenaires peuvent aussi être créés automatiquement, et vous pourrez ajouter plus de détails par la suite si nécessaire.
Importer des tiers en masse
Si vous devez ajouter plusieurs tiers en même temps, vous pouvez les importer en masse à l'aide d'un fichier XLSX (Excel).
Allez dans Tiers.
Cliquez sur le bouton Importer en haut de l'écran.
Dans la fenêtre d'importation, cliquez sur Télécharger le modèle pour obtenir le modèle XLSX prêt à l'emploi.
Renseignez les détails de vos tiers dans le modèle, puis enregistrez le fichier.
Faites glisser le fichier dans la zone de téléchargement, ou cliquez pour le parcourir et le sélectionner depuis votre appareil.
Cliquez sur Continuer. Le système valide automatiquement votre fichier.
Consultez les résultats et, si certains enregistrements n'ont pas pu être importés, cliquez sur Télécharger pour obtenir le journal d'erreurs, corrigez les problèmes et rechargez le fichier.
Ce qu'il faut savoir avant d'importer :
Un seul fichier peut être téléchargé à la fois.
L'importation prend en charge un maximum de 500 lignes par fichier.
Le système vérifie automatiquement les problèmes courants tels que les formats de fichier incorrects, les données corrompues, les champs obligatoires manquants et les formats invalides (par exemple, IBAN ou adresse e-mail).
Pour accélérer le processus, la devise est définie par défaut sur EUR et le nom du bénéficiaire est défini à partir du nom légal du partenaire ou du nom de la personne.
En cas d'échec de certains enregistrements, vous recevrez un journal d'erreurs détaillé. Corrigez les erreurs et rechargez le fichier. Les enregistrements importés avec succès ne sont pas affectés.
Remarque
La fonctionnalité d'importation est disponible dans l'application Tiers. Elle ne remplace pas la procédure d'ajout manuel, les deux méthodes peuvent être utilisées selon vos besoins.
Ajouter des clients et fournisseurs individuellement
Allez en haut à droite de votre écran et ouvrez le lanceur d'applications.
Ouvrez Tiers.
Cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez client ou fournisseur.
Choisissez le type de partenaire : entreprise, particulier, administration, puis cliquez sur Poursuivre.
Ajouter les informations d'une entreprise
Pour ajouter un tiers, vous pouvez :
Rechercher votre partenaire par son nom ou son SIRET. Sélectionnez une entrée parmi les résultats, puis cliquez sur Continuer. Cela pré-remplira automatiquement ses coordonnées connues.
Remplir les coordonnées de votre partenaire manuellement.
Sur l'écran suivant, vous pouvez ajouter ou modifier les informations suivantes :
Nom légal du tiers.
Son nom commercial. Il s'agit du nom que le partenaire utilise publiquement, qui peut différer du nom légal réel.
Son pays.
Sa langue (cela détermine la langue de vos factures de vente et des e-mails qui lui sont envoyés depuis jefacture.com).
Votre relation avec cette société (client et/ou fournisseur).
Son adresse e-mail. C'est important si vous souhaitez lui envoyer des factures par e-mail.
Son numéro de téléphone.
Identifiants de l'entreprise : numéro SIREN/SIRET/TVA.
Son adresse principale.
Vous pouvez choisir d'utiliser l'adresse principale comme adresse de facturation ou en ajouter une nouvelle.
Vous pouvez choisir d'utiliser l'adresse principale comme adresse de livraison ou en ajouter une nouvelle.
Finalisez la création du profil du partenaire en cliquant sur le bouton Enregistrer.
Payez et encaissez plus rapidement
Vous avez déjà fait l'effort d'ajouter les coordonnées de vos clients et de vos fournisseurs. À présent, vous pouvez utiliser ces données pour éliminer les frictions administratives quotidiennes :
Pour les fournisseurs : Oubliez la routine manuelle du « copier-coller » dans votre portail bancaire. En utilisant les Comptes de paiement, vous pouvez régler toutes ces factures entrantes en une seule transaction directement depuis jefacture.com.
Pour les clients : Éliminez le désagrément de relancer les clients en retard de paiement. Proposez à vos clients un bouton « Payer maintenant » afin qu'ils puissent régler vos factures instantanément, sans avoir à ressaisir votre IBAN.
Prévention des partenaires en double
Pour garder votre liste de partenaires propre, jefacture.com vérifie automatiquement les doublons chaque fois que vous ajoutez ou modifiez un partenaire commercial depuis l'application Tiers ou directement depuis un document. Le contrôle examine la combinaison du nom légal, du nom commercial et des identifiants officiels (tels que le SIREN ou le n° de TVA).
Si une correspondance est trouvée, jefacture.com affiche une fenêtre Doublon détecté avant l'enregistrement :
Cliquez sur Annuler pour vous arrêter et examiner le partenaire existant.
Cliquez sur Retour pour modifier les informations que vous avez saisies.
Ce contrôle complète le flux de détection des fournisseurs en double basé sur l'OCR, décrit dans Éviter les fournisseurs en double lors de la validation des factures.
Cohérence des identifiants
Pour garantir que les factures électroniques soient acheminées correctement et que les documents atteignent la bonne entité légale, jefacture.com recoupe les identifiants d'un tiers entre eux lorsque vous enregistrez. Pour les entités françaises, par exemple, le SIREN, le n° de TVA sont structurellement liés.
Si le système détecte une incohérence, une fenêtre Identifiants incohérents liste les valeurs en conflit :
Cliquez sur Retour pour corriger l'identifiant erroné (recommandé).
Cliquez sur Continuer quand même uniquement si vous êtes certain que les valeurs sont correctes malgré l'incohérence structurelle.
Ajouter des canaux de livraison
Lorsque vous ajoutez un client dans jefacture.com, la dernière étape consiste à vérifier ses canaux de livraison. jefacture.com active automatiquement le canal approprié en fonction des possibilités de contact du partenaire :
Si le tiers est détecté dans l'annuaire national de facturation électronique, le canal Facturation Electronique est activé automatiquement. Si le client dispose de plusieurs identifiants de participant, vous pouvez sélectionner celui à utiliser en cliquant dessus.
Si le partenaire n'est pas dans l'annuaire national, le canal E-mail est activé par défaut (à condition que le connecteur e-mail soit actif dans vos Connecteur réseaus réseau réseau).
Pour les tiers de type Personne, l'e-mail est le seul canal disponible et est activé par défaut.
Vous pouvez toujours modifier les canaux de livraison après avoir ajouté le partenaire.
Remarque : Pour utiliser l'e-mail comme canal de livraison, vous devez d'abord ajouter l'adresse e-mail du client à son profil et activer le connecteur e-mail.
Définir des dates d'échéance par défaut pour un fournisseur
Vous pouvez configurer un délai de paiement par défaut pour chaque fournisseur. Lorsque vous importez une facture d'achat et que l'OCR ne détecte pas de date d'échéance, jefacture.com applique automatiquement la date d'échéance par défaut configurée pour ce fournisseur.
Accédez à Tiers.
Double-cliquez sur le fournisseur.
Cliquez sur l'onglet Paramètres.
Sous Dates d'échéance par défaut, sélectionnez le nombre de jours par défaut avant l'échéance d'une facture d'achat (par ex. 30 jours après la date du document).
Définir un mode de paiement par défaut pour un fournisseur
Vous pouvez également définir un mode de paiement par défaut pour chaque fournisseur. Si l'OCR ne détecte pas de mode de paiement sur une facture importée, le système utilise cette valeur par défaut.
Dans l'onglet Paramètres, cliquez sur Méthode de paiement par défaut.
Sélectionnez le mode de paiement (par ex. Virement bancaire).
Cette valeur par défaut peut être modifiée pour chaque facture d'achat individuellement.
Marquer un fournisseur comme étant de confiance
Si vous travaillez régulièrement avec des fournisseurs fiables et souhaitez accélérer le traitement de vos factures, vous pouvez les marquer comme de confiance. Lorsqu'un fournisseur est marqué comme de confiance, ses factures sont automatiquement approuvées et contournent le flux de travail d'approbation normal.
Ceci est utile pour :
Les fournisseurs à long terme avec lesquels vous travaillez régulièrement
Les fournisseurs avec une facturation cohérente et prévisible
Réduire les étapes d'approbation manuelle pour les relations commerciales de confiance
Pour marquer un fournisseur comme fiable :
Accédez à Tiers.
Double-cliquez sur le fournisseur que vous souhaitez marquer comme fiable.
Cliquez sur l'onglet Paramètres.
Dans l'onglet Fournisseur de confiance, cochez la case Marquer [Nom du fournisseur] comme fournisseur de confiance.
Rechercher vos tiers
Vous pouvez:
Rechercher le nom d'un partenaire.
Utiliser des filtres pour affiner les partenaires affichés. Par exemple, vous pouvez filtrer par type de relation (client ou fournisseur), type de partenaire (personne, entreprise, gouvernement) ou pays.
Modifier les clients et fournisseurs
Pour modifier les détails d'un client ou fournisseur :
Allez dans Tiers.
Double-clliquez sur un tiers.
Cliquez sur Modifier pour mettre à jour votre partenaire.
Modifiez les informations nécessaires puis cliquez sauvegardez.
Supprimer un client ou fournisseur
Vous pouvez supprimer un partenaire uniquement si aucun document ne lui est lié. Sinon, ce n'est pas possible. Pour supprimer un client ou fournisseur :
Allez dans votre application Tiers.
Survolez un tiers, puis cliquez sur l'icône de la corbeille.
Note
Vous pouvez uniquement supprimer les partenaires auxquels aucun document n'est associé. Vous ne pouvez pas supprimer un partenaire si vous avez des documents le liant en tant que fournisseur ou client.
Questions fréquentes
Puis-je ajouter plusieurs contacts pour un même partenaire ?
Actuellement, vous ne pouvez ajouter qu'un seul contact par partenaire.
Comment récupérer un partenaire supprimé ?
Une fois supprimé, un partenaire ne peut pas être récupéré. Vérifiez bien avant de supprimer.
Que se passe-t-il si certaines lignes échouent lors d'une importation en masse ?
Les lignes importées avec succès sont enregistrées. Pour les lignes en erreur, téléchargez le journal d'erreurs depuis l'écran des résultats d'importation, corrigez les problèmes dans votre fichier XLSX et rechargez-le.
Y a-t-il une limite au nombre de partenaires pouvant être importés en une seule fois ?
Oui, chaque fichier XLSX peut contenir un maximum de 500 lignes. Pour des listes plus longues, répartissez-les sur plusieurs fichiers.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer certains tiers ?
Il n'est pas possible de supprimer un tiers auquel des documents sont liés.
Que signifie l'icône verte à côté du nom d'un tiers ?
Cette icône indique que le partenaire utilise également jefacture.com. Si vous vous envoyez mutuellement des factures, elles arriveront immédiatement dans l'espace jefacture.com l'unde l'autre. Lorsqu'une facture est payée dans jefacture.com, son statut sera également mis à jour automatiquement chez le partenaire.