Les 4 niveaux de statut
Dans jefacture.com, une facture de vente se lit à travers quatre axes complémentaires.
Statut général : Le statut le plus important concernant la facture.
Statut du document : Les données de la facture sont-elles conformes.
Statut de paiement : L’avancement du règlement fournisseur.
Statut de livraison : Acheminement de la facture au client
Le statut général combine automatiquement les trois autres pour mettre en avant l’information la plus utile à l’action.*
1. Statut Général :
Statut général | Signification | Prochaine action |
En attente de validation | Toutes les factures reçues seront marquées comme "En attente de validation". | Vérifiez que toutes les données sont correctes puis validez. |
A payer | Votre facture a été envoyée mais n'a pas été payée. C'est le statut standard pour la plupart des factures après leur envoi. | Surveillez la facture et relancez votre client si le paiement est en retard. |
En transit | Votre client a effectué le paiement, mais le règlement bancaire n'est pas encore finalisé. La facture n'est plus « A payer » mais n'est pas encore totalement comptabilisée. | Aucune action immédiate. Le statut passe à Payé automatiquement une fois la confirmation bancaire reçue. Vous pouvez aussi voir ce statut dans l'Outil de Rapprochement pendant que la transaction correspondante est en cours de réconciliation. |
Partiellement payé | Encaissement partiel enregistré. | Relancez pour le solde restant ou acceptez le paiement partiel si convenu. |
Payé | Excellente nouvelle ! Votre facture a été payée intégralement. | Aucune action. La facture part pour archivage |
En litige | Votre client a contesté la facture car il estime qu'un élément est incorrect. Une contestation est un refus temporaire : un échange est nécessaire pour trouver un accord, après quoi la facture peut être approuvée ou refusée. | Traiter le litige. Une fois résolu, vous pouvez la marquer comme résolue ou payée. La facture retournera alors au statut A payer ou passera à Payé |
Refusé | Votre client a refusé la facture car il la considère incorrecte et elle ne peut pas être payée en l'état. | Révisez la facture, apportez les corrections nécessaires, ou corrigez/émettez une facture rectificative si besoin |
Ne sera pas payé | Vous avez passé cette facture en perte car elle ne sera pas payée (action « Marquer comme ne sera pas payé »). | Aucune action si la perte est définitive. Si la situation évolue, marquez la facture comme résolue pour la repasser au statut A payer. |
2. Statut du document :
Statut du document | Description |
Brouillon | Facture créée, pas encore envoyée |
Prête à envoyer | Un état calculé affiché dans l'app Ventes pour les documents validés et en attente de livraison. Ce n'est pas un statut séparé de premier niveau : le document apparaît toujours dans En revue dans la liste des ventes, mais le label Prête à envoyer vous indique exactement pourquoi il attend. |
En attente de validation | Doit être vérifiée par un utilisateur pour valider les données |
Validée | Validée par un utilisateur habilité, prête à être traitée |
Invalide | Échec des contrôles, nécessite une correction. Vous pouvez voir ce libellé dans les détails du document lorsque vous ouvrez un document rejeté depuis le Flux de documents. |
Entièrement approuvée | Facture acceptée par le client |
Refusé | Le client a refusé la facture |
En litige | Le client soulève un point. Il est nécessaire de prendre contact pour résoudre le litige |
Note : comme Prête à envoyer est calculé à partir de l'état du document, vous ne le définissez pas manuellement. Dès que le document est validé et la livraison mise en file d'attente, le label se met à jour automatiquement.
3. Statut de paiement :
Statut de paiement | Signification | Prochaine Action |
A payer | Aucun règlement enregistré | Relancer à J+X, (et/ou proposer lien de paiement) |
En transit | Une transaction de paiement a été complétée avec succès (typiquement via un moyen de paiement instantané) mais le règlement bancaire est encore en cours de traitement. Déclenché automatiquement lorsque le solde projeté atteint zéro, même si le solde ouvert n'a pas encore été mis à jour par le relevé bancaire final. | Aucune action. Le statut passe à Payé dès confirmation bancaire. |
Partiellement payé | Règlement partiel rapproché | Relancer à J+X, (et/ou proposer lien de paiement) |
Payé | Règlement total enregistré | Aucune action. La facture est désormais archivée |
Ne sera pas payé | Décision de non-paiement (généralement après refus) | Traiter la cause (refus/litige) |
4. Statut de livraison :
Statut de livraison | Signification | Prochaine Action |
Envoi en cours | Acheminement en cours vers le client | Attendre la confirmation |
Envoyée | Facture livrée avec succès | Attendre la confirmation de réception par la PDP du client |
Reçue | Accusé de réception par le système informatisé du client | Suivre le statut de paiement |
Échec de livraison | Problème technique/adresse erronée | Vérifier/confirmez les coordonnées du client et renvoyez |
Comment les statuts fonctionnent ensemble
Le statut général combine les informations de tous les autres statuts pour vous montrer ce qui est le plus important. Par exemple :
Si une facture est Validée (document) et Envoyée (livraison) mais A payer (paiement), le statut général sera A payer.
Si une facture est Validée (document), Reçue par le client (livraison), et le client vient de finaliser un paiement en cours de règlement, le statut de paiement est En transit et le statut général affiche En transit jusqu'à ce que la banque confirme l'opération.
Si une facture est En litige (document) et A payer (paiement), le statut général sera En litige car résoudre le litige est la priorité.
Émettre / Annuler : vous pouvez finaliser une facture de vente sans l'envoyer (Émettre, la facture passe alors en Validé) ou Annuler une facture bloquée dans En cours de traitement quand aucune autre action n'est attendue. Pour les étapes détaillées, voir Premiers pas avec l'application Factures de vente.
Questions fréquentes :
→ Quelle est la différence entre Refusé et En litige ?
En litige signifie que votre client a des questions et veut discuter de la facture avant de payer. Refusé signifie qu'il a pris la décision finale de ne pas la payer.
→ Une facture peut-elle passer de Refusé à A payer ?
Oui, vous pouvez marquer la facture comme résolue et le statut repassera à A payer.
→ Pourquoi ma facture est-elle bloquée en "En attente de validation" ?
Parce que vous devez encore valider les données de la facture. Vérifiez que tous les champs de la facture sont remplis correctement avant de la re-valider.
→ Que dois-je faire si la livraison échoue ?
Vérifiez que les informations de contact de votre client sont correctes, en particulier son adresse email. Vous pouvez renvoyer la facture après avoir. Si jamais cela ne fonctionne toujours pas, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.
→ Puis-je changer manuellement le statut d'une facture ?
Vous pouvez mettre à jour certains statuts avec les actions que vous prenez (comme marquer une facture comme payée). D'autres sont automatiquement définis par le système (comme quand un client paie une facture sur votre Compte Professionnel Banqup).