Les 4 niveaux de statut
Dans jefacture.com, une facture de vente se lit à travers quatre axes complémentaires.
Statut général : Le statut le plus important concernant la facture.
Statut du document : Les données de la facture sont-elles conformes.
Statut de paiement : L’avancement du règlement fournisseur.
Statut de livraison : Acheminement de la facture au client
Le statut général combine automatiquement les trois autres pour mettre en avant l’information la plus utile à l’action.*
1. Statut Général :
Statut général | Signification | Prochaine action |
En attente de validation | Toutes les factures reçues seront marquées comme "En attente de validation". | Vérifiez que toutes les données sont correctes puis validez. |
Impayée | Votre facture a été envoyée mais n'a pas été payée. C'est le statut standard pour la plupart des factures après leur envoi. | Surveillez la facture et relancez votre client si le paiement est en retard. |
Partiellement payée | Encaissement partiel enregistré. | Relancez pour le solde restant ou acceptez le paiement partiel si convenu. |
Entièrement payée | Excellente nouvelle ! Votre facture a été payée intégralement. | Aucune action. La facture part pour archivage |
Contestée | Vous ou le client avez indiqué « ne sera pas payée » avec comme raison "contestation". | Traiter le litige. Une fois résolu, vous pouvez la marquer comme résolue ou payée. La facture retournera alors au statut "Impayée" ou passera à "Entièrement payée" |
Refusée | Vous avez marqué la facture comme "ne sera pas payée". Elle restera dans ce statut sauf si vous la marquez comme résolue | Révisez la facture, apportez les corrections nécessaires, ou corrigez/émettez une facture rectificative si besoin |
2. Statut du document :
Statut du document | Description |
Brouillon | Facture créée, pas encore envoyée |
En attente de validation | Doit être vérifiée par un utilisateur pour valider les données |
Validée | Validée par un utilisateur habilité, prête à être traitée |
Invalide | Échec de validation/données critiques manquantes. Nécessite une correction |
Entièrement approuvée | Facture acceptée par le client |
Refusée | Le client a refusé la facture |
Contestée | Le client soulève un point. Il est nécessaire de prendre contact pour résoudre le litige |
3. Statut de paiement :
Statut de paiement | Signification | Prochaine Action |
Impayée | Aucun règlement enregistré | Relancer à J+X, (et/ou proposer lien de paiement) |
Partiellement payée | Règlement partiel rapproché | Relancer à J+X, (et/ou proposer lien de paiement) |
Entièrement payée | Règlement total enregistré | Aucune action. La facture est désormais archivée |
Ne sera pas payée | Décision de non-paiement (généralement après refus) | Traiter la cause (refus/litige) |
4. Statut de livraison :
Statut de livraison | Signification | Prochaine Action |
Envoi en cours | Acheminement en cours vers le client | Attendre la confirmation |
Envoyée | Facture livrée avec succès | Attendre la confirmation de réception par la PDP du client |
Reçue | Accusé de réception par le système informatisé du client | Suivre le statut de paiement |
Échec de livraison | Problème technique/adresse erronée | Vérifier/confirmez les coordonnées du client et renvoyez |
Comment les statuts fonctionnent ensemble
Le statut général combine les informations de tous les autres statuts pour vous montrer ce qui est le plus important. Par exemple :
Si une facture est "Validée" (document) et "Envoyée" (livraison) mais "Impayée" (paiement), le statut général sera "Impayée".
Si une facture est "Contestée" (document) et "Impayée" (paiement), le statut général sera "Contestée" car résoudre la contestation est la priorité.
Questions fréquentes :
→ Quelle est la différence entre "Refusée" et "Contestée" ?
"Contestée" signifie que votre client à des questions et veut discuter de la facture avant de payer. "Refusée" signifie qu'il a pris la décision finale de ne pas la payer.
→ Une facture peut-elle passer de "Refusée" à "Impayée" ?
Oui, vous pouvez marquer la facture comme résolue et le statut changera de nouveau vers "Impayée".
→ Pourquoi ma facture est-elle bloquée en "En attente de validation" ?
Parce que vous devez encore valider les données de la facture. Vérifiez que tous les champs de la facture sont remplis correctement avant de la re-valider.
→ Que dois-je faire si la livraison échoue ?
Vérifiez que les informations de contact de votre client sont correctes, en particulier son adresse email. Vous pouvez renvoyer la facture après avoir. Si jamais cela ne fonctionne toujours pas, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.
→ Puis-je changer manuellement le statut d'une facture ?
Vous pouvez mettre à jour certains statuts avec les actions que vous prenez (comme marquer une facture comme payée). D'autres sont automatiquement définis par le système (comme quand un client paie une facture sur votre Compte Professionnel Banqup).