L'application Flux de documents vous donne une vue d'ensemble complète de tous les documents qui entrent dans votre espace jefacture.com. Considérez-la comme votre centre de contrôle de documents, où vous pouvez suivre tout ce qui est importé, quelle que soit la façon dont les documents entrent dans votre espace.
Comment elle vous aide
Flux de documents fournit un emplacement central pour :
Surveiller l'état de traitement des documents.
S'assurer que toutes les importations sont réussies.
Suivre les documents provenant de plusieurs sources en un seul endroit.
Détecter tout problème dans le processus d'importation.
Voir vos documents
Lorsque vous ouvrez Flux de documents, vous verrez une liste complète des documents affichant :
Nom du fichier
Dossier : où le fichier est stocké (Ventes, Achats, etc.).
Catégorie : la catégorie du document en un coup d'œil (Facture, Avoir, Reçu, etc.).
Type de fichier : PDF, XML ou autres formats.
Source : comment le fichier est arrivé (Facturation électronique, E-mail ou Téléchargement).
Date de réception et Date de dernière modification
Statut : le statut de traitement (Traité, Erreur, Rejeté, etc.).
Toutes les colonnes sont triables. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier la liste.
Vous pouvez voir les détails d'un document (activité et cause des erreurs) ou l'ouvrir vie la colonne Actions.
Si vous essayez de prévisualiser un fichier qui n'est pas un PDF, le volet de prévisualisation affiche désormais un message clair : « Pas d'aperçu disponible. Type de fichier non supporté. » Seuls les fichiers PDF peuvent être prévisualisés dans le Flux de documents. Les autres types de fichiers sont toujours enregistrés et traités normalement, seul l'aperçu dans l'application n'est pas disponible.
Flux de documents capture les documents provenant de toutes les méthodes d'importation : documents téléchargés manuellement ou reçus via des connecteurs réseau (comme l'e-mail, facturation électronique et d'autres utilisateurs jefacture.com).
Filtrer les documents
Quand votre Flux de documents est long, utilisez l'outil de filtre pour affiner la liste à ce que vous cherchez.
Cliquez sur Filtre en haut de la liste du Flux de documents.
Choisissez un ou plusieurs critères de filtre :
Nom du fichier (3 caractères minimum).
Dossier.
Catégorie.
Statut.
Date de réception.
Source (Facturation électronique, E-mail, Téléchargement).
Date de dernière modification.
Cliquez sur Appliquer le filtre pour mettre à jour la liste.
Les filtres peuvent être combinés (par exemple, les fichiers reçus via facturation électronique avec le statut Erreur dans la dernière semaine).
Traiter les e-mails avec plusieurs pièces jointes
Lorsqu'un e-mail contenant plusieurs fichiers joints arrive dans Flux de documents, vous pouvez décider comment chaque fichier doit être traité avant qu'il n'entre dans jefacture.com.
Comment procéder
Ouvrez Flux de documents.
Retrouvez l'e-mail que vous souhaitez traiter.
Cliquez sur les trois points (⋮) dans la colonne Actions, puis sélectionnez Ouvrir le document.
Dans la fenêtre de sélection, pour chaque fichier :
Choisissez Enregistrer sous → indiquez si le fichier est un Document (un document principal comme une facture) ou une Pièce jointe (un fichier de support).
Si le fichier est une pièce jointe, liez-le au document principal auquel il appartient.
Cliquez sur Enregistrer pour traiter les fichiers.
Flux de documents affiche le statut de traitement de chaque fichier, vous pouvez donc voir lesquels ont été traités avec succès.
Si vous essayez de prévisualiser un fichier qui n'est pas un PDF, le volet de prévisualisation affiche désormais un message clair : « Aucun aperçu disponible. Type de fichier non pris en charge. » Seuls les fichiers PDF peuvent être prévisualisés dans le Flux de documents. Les autres types de fichiers sont toujours enregistrés et traités normalement, seule la prévisualisation dans l'application n'est pas disponible.
Remarques :
Lorsqu'un e-mail d'arrivée comporte plusieurs pièces jointes, jefacture.com ne les traite pas tout seul. Il crée une tâche utilisateur dans votre Flux de documents pour que vous puissiez choisir comment chaque fichier est traité (voir les étapes ci-dessus). Vous n'avez plus besoin de renvoyer les fichiers un par un.
Si un fichier échoue au traitement, il est maintenant signalé avec le statut Rejeté dans Flux de documents.
Importer de nouveaux documents
Vous pouvez également télécharger des documents directement via Flux de documents :
Cliquez sur le bouton Importer.
Choisissez des fichiers ou faites un glisser-déposer.
Sélectionner le type de document :
Facture de vente
Facture d'achat
Remarque : la suppression de documents de flux de documents est définitive et ne peut pas être annulée. Flux de documents aide à garantir qu'aucun document ne se perd dans le processus d'importation, ce qui en fait un outil essentiel pour éviter les importations de documents en double.
Questions fréquemment posées
Combien de temps les documents restent-ils dans flux de documents ?
Les documents restent toujours visibles.
Puis-je récupérer des documents supprimés ?
Non, la suppression des documents est définitive.
Verrai-je les documents importés par d'autres utilisateurs ?
Oui, Flux de documents affiche tous les documents qui entrent dans votre espace jefacture.com, quelle que soit la source ou l'utilisateur.