Qu'est-ce que l'autofacturation ?
L'autofacturation est un arrangement où le client crée la facture à la place du fournisseur. Même si le client crée le document, il est toujours considéré comme une facture fournisseur d'un point de vue comptable et légal. Cela nécessite un accord préalable entre les deux parties.
Dans jefacture.com :
Le client crée la facture.
La facture apparaît dans les Factures d'achat du client.
Une fois envoyée, le même document apparaît dans les Factures de vente du fournisseur.
⚠️ Important : l'autofacturation n'est autorisée que si les deux parties y ont explicitement consenti via un mandat formel. Si ce n'est pas le cas, l'autofacturation peut entraîner des problèmes de conformité légale et fiscale. Si vous n'êtes pas sûr d'être autorisé à autofacturer, vérifiez d'abord avec votre comptable et mettez-vous d'accord avec les tiers concernés.
Configuration requise avant de pouvoir autofacturer
Avant de créer un document d'autofacturation, vous devez paramétrer le tiers concerné. Tout se passe sur sa fiche dans Tiers.
1. Marquer le tiers comme autofacturation
Allez dans Tiers depuis le lanceur d'applications.
Cliquez sur le menu actions (⋮) du client ou du fournisseur, puis sur Voir les détails.
Cliquez sur Modifier.
Selon le sens de la relation, cochez :
- Il s'agit d'une autofacturation fournisseur si vous allez créer des factures au nom du fournisseur. - Il s'agit d'une autofacturation client si l'autre partie créera des factures en votre nom.
Cocher la case confirme que :
Un mandat existe entre les deux parties.
Les deux parties sont d'accord sur le processus d'autofacturation.
📌 Important : si la case n'est pas cochée, les documents d'autofacturation échoueront à la création ou à l'envoi. Le cas échéant, vous pouvez modifier le tier directement depuis les détails du document.
2. Configurer une série de numérotation dédiée (autofacturation fournisseur uniquement)
Les documents d'autofacturation utilisent une séquence de numérotation séparée de vos factures de vente régulières. Cette séquence se configure au niveau du tiers, pas dans les paramètres globaux de numérotation.
Toujours dans la fiche tier en mode édition (juste sous la case que vous venez de cocher), renseignez :
- Série de factures : préfixe pour les factures en autofacturation avec ce tier (par exemple AUTOFACT-INV-). - Série d'avoirs : préfixe pour les avoirs en autofacturation avec ce tier (par exemple AUTOFACT-CN-).
Cliquez sur Enregistrer.
La numérotation de vos factures en autofacturation sera générée automatiquement selon la série configurée.
Créer un document en autofacturation avec le Créateur de documents
Vous pouvez créer des factures en autofacturation et des avoirs en autofacturation.
Allez dans Création de document.
Cliquez sur Nouveau document puis sélectionnez :
- Facture en autofacturation, ou - Avoir en autofacturation.
Sélectionnez le fournisseur (pas un client : c'est la différence clé avec une facture de vente).
Saisissez les informations habituelles : date du document, lignes (produits ou services), montants, TVA.
Cliquez sur Enregistrer le brouillon ou Enregistrer et envoyer.
💡 Bon à savoir : si aucune série de numérotation n'est configurée pour le fournisseur sélectionné, une erreur s'affiche et le document ne peut pas être enregistré ou envoyé. Pour la résoudre, retournez sur la fiche tier et configurez la Série de factures (cf. étape 2 ci-dessus).
Envoi et réception
Le document d'autofacturation est envoyé via le Canal d'envoi configuré sur la fiche du tiers (cf. Ajouter des canaux de livraison pour vos clients).
Après l'envoi :
Le document apparaît dans vos Factures d'achat.
Si votre fournisseur est utilisateur de jefacture.com, il le recevra dans ses Factures de vente.
Importer des documents en autofacturation
Les documents d'autofacturation peuvent aussi être importés en PDF ou en facture électronique, comme des factures ou avoirs classiques. À l'import, jefacture.com les traite via OCR.
Si l'OCR détecte le mauvais type de document
Vous pouvez corriger le type à l'étape de validation OCR :
Ouvrez le document avec le statut En attente de validation.
Changez le type de document de Facture vers Facture en autofacturation (ou inversement).
Le changement est sauvegardé automatiquement.
Remarques importantes
Les tiers concernés doivent être correctement marqués comme autofacturation, sinon l'approbation ou l'envoi échoueront.
Vérifiez le Canal d'envoi du tiers avant d'envoyer un document d'autofacturation.
Les documents d'autofacturation utilisent une série de numérotation séparée, configurée par tier. Alignez la série avec les attentes du tiers concerné.
Vérifiez toujours que l'OCR a correctement détecté le type de document.
L'autofacturation se comporte différemment d'une facturation standard. Ne mélangez pas les deux flux sans en comprendre les implications.
FAQ
Pourquoi est-ce que je vois un avertissement "Ce client est configuré pour l'autofacturation. Il crée normalement ses propres documents." ?
jefacture.com affiche cet avertissement quand le document est détecté comme une facture normale mais que le client ou le fournisseur sélectionné est marqué pour l'autofacturation. L'avertissement est uniquement informatif et ne bloque pas. Si le document est vraiment une facture normale, vous pouvez continuer sans rien modifier.
Pourquoi est-ce que j'obtiens une erreur "Ce fournisseur n'est pas configuré pour l'autofacturation. Modifiez ses coordonnées pour confirmer que vous avez un mandat." ?
Cette erreur apparaît quand un document est détecté comme autofacturation mais que le tiers sélectionné n'est pas configuré pour l'autofacturation. Pour la résoudre, ouvrez la fiche du tier (Tiers → menu actions ⋮ → Voir les détails → Modifier), activez l'option d'autofacturation, enregistrez, puis revenez au document.
Puis-je utiliser l'autofacturation sans mandat ?
Non. Un mandat formel est obligatoire. Sans cela, les factures peuvent être légalement invalides.
Les factures d'autofacturation apparaissent-elles dans Factures de vente ou Factures d'achat ?
Elles apparaissent dans Factures d'achat pour le créateur (le client) et dans Factures de vente pour le destinataire (le fournisseur).
Puis-je autofacturer des avoirs ?
Oui. Les mêmes règles s'appliquent que pour les factures d'autofacturation.
Puis-je autofacturer via le Connecteur facturation électronique ?
Oui, tant que les deux parties sont correctement référencées dans l'annuaire national et que le Connecteur facturation électronique est activé. Voir l'article 🔗 CONNECTEUR : Facturation Electronique.