L'outil Création de document génère automatiquement un numéro séquentiel pour chacune de vos factures de vente, avoirs et devis. Configurez la numérotation avant de créer votre premier document : ensuite, tous les documents générés recevront automatiquement un numéro dans la série choisie.

La numérotation se configure séparément pour les factures de vente, les avoirs et les devis. Utilisez les onglets en haut de la page pour passer de l'un à l'autre.

Pour chaque type de document, vous définissez deux champs :

Un aperçu sous le formulaire montre à quoi ressemblera le prochain numéro de document généré (par exemple : FACTURE-101 ou INV-26-00001).

Chaque type de document possède une série par défaut préremplie et marquée par l'interrupteur Par défaut. La série par défaut est celle qui est automatiquement appliquée à un nouveau document si vous n'en choisissez pas une autre.

Pour modifier la série par défaut :

Vous pouvez définir plusieurs séries pour un même type de document. Cela est utile lorsque vous avez besoin de séquences distinctes pour différents départements, succursales ou types de ventes (par exemple, une série pour les factures de détail et une autre pour les factures de gros).

Pour ajouter une nouvelle série :

À un instant donné, une seule de vos séries peut porter le marqueur Par défaut pour un type de document donné. Activez l'interrupteur Par défaut sur une autre série pour en faire la nouvelle série par défaut.

Vous pouvez inclure des variables dans le champ Série pour rendre la numérotation dynamique. Cliquez sur une étiquette de variable pour l'ajouter à la séquence ; chaque variable ne peut être utilisée qu'une seule fois. Variables disponibles :

La série complète (préfixe + variables + numéro) ne peut pas dépasser 20 caractères.

Quand vous enregistrez votre configuration, jefacture.com prend le numéro saisi dans Numéro et lui ajoute 1 pour générer le prochain document.

Exemple : vous renseignez FACTURE- comme Série et 100 comme Numéro.

Si vous reprenez votre numérotation depuis un autre outil :

Pour une présentation plus cohérente, vous pouvez ajouter des zéros au début de la valeur saisie. Par exemple, en saisissant 0001 au lieu de 1, vos factures s'afficheront avec un format aligné (FACTURE-0002, FACTURE-0003, etc.), y compris quand vous atteindrez deux ou trois chiffres. Vous pouvez aussi utiliser la variable {digits:4} dans le champ Série pour obtenir le même effet automatiquement.

Lorsque vous créez une nouvelle facture de vente ou un avoir dans Création de document, le menu déroulant N° de facture (ou N° d'avoir pour les avoirs) vous permet de choisir la série à appliquer.

Si une seule série existe pour le type de document, aucun menu déroulant ne s'affiche et la série par défaut est appliquée automatiquement.

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Une fois vos séries et numéros renseignés, cliquez sur Enregistrer en haut de la page. Les changements s'appliquent immédiatement à tous les documents générés par la suite.

Si vous ne voulez pas appliquer les modifications, cliquez sur Annuler à côté du bouton Enregistrer : vos changements sont écartés et les paramètres reviennent à leur valeur précédente.

Puis-je modifier la numérotation à tout moment ?

Oui, tant que la série n'a pas encore été utilisée sur un document envoyé. Vous pouvez changer le champ Numéro ou le champ Série librement. Une fois qu'une série a servi à émettre un document, elle est verrouillée pour préserver l'intégrité comptable : créez une nouvelle série si vous avez besoin d'un format différent.

Puis-je utiliser des préfixes personnalisés ?

Oui. Vous pouvez choisir n'importe quel préfixe pour qu'il corresponde à la convention de numérotation de votre entreprise, et le combiner avec les variables dynamiques ({current_year}, {digits:N}) si besoin.

La suppression d'un brouillon laisse-t-elle un trou dans ma séquence ?

Non. Un numéro n'est attribué qu'au moment où le document est envoyé (ou enregistré comme finalisé). Supprimer un brouillon ne consomme pas de numéro.

Pourquoi un message indique-t-il que mon numéro de séquence « n'a pas encore été utilisé » ?

Il s'agit d'un avertissement, pas d'une erreur. Il apparaît la première fois que vous choisissez une série de numérotation qu'aucun document n'a encore utilisée. Vous pouvez ouvrir Numérotation des documents pour vérifier le numéro, ou simplement enregistrer et envoyer le document pour commencer à utiliser la série. Dans tous les cas, rien n'est anormal.

Que se passe-t-il si je migre depuis un autre outil en milieu d'année ?

Vous indiquez dans le champ Numéro la valeur de votre dernière facture émise dans l'ancien outil. jefacture.com prendra le relai avec le numéro suivant.

Puis-je créer plusieurs séries pour un même type de document ?

Oui. Vous pouvez définir autant de séries que nécessaire pour chaque type de document (factures de vente, avoirs, devis) et choisir celle à appliquer lors de la création d'un document. Différentes séries sont utiles lorsque vous gérez plusieurs départements, succursales ou types de ventes. Pour chaque type de document, l'une des séries est marquée comme série par défaut et est appliquée automatiquement, sauf si vous en choisissez une autre dans Création de document.

Et les factures en autofacturation ?

L'autofacturation se configure au niveau de chaque tiers, pas dans les paramètres de numérotation globale.

Chaque tiers en autofacturation a donc sa propre séquence. Les documents en autofacturation n'utilisent pas les séries de factures de vente / avoirs configurées dans les paramètres de Numérotation des documents.