L'app Création de document est un outil puissant qui vous permet de générer rapidement et facilement des factures et avoirs. Ce guide vous explique comment créer des documents financiers conformes, de la création à l'envoi du document final à votre client.
Prérequis
Avant d'aller plus loin, assurez-vous de :
Mettre à jour votre profil d'entreprise avec vos dernières informations (informations légales, coordonnées, compte(s) bancaire(s)).
Ajouter votre/vos client(s) à votre espace jefacture.com.
Configurer les délais de paiement et d'expiration par défaut.
Définir des conditions de paiement et d'expiration par défaut
Avant de créer des factures, vous pouvez configurer des conditions de paiement par défaut pour calculer automatiquement les dates d'échéance :
Accédez à Création de document.
Cliquez sur l'icône de roue dentée pour ouvrir les paramètres.
Accédez à l'onglet Dates d'échéance.
Sous Conditions de paiement des factures, définissez votre délai de paiement standard.
Lors de la création de factures, la date d'échéance sera automatiquement calculée en fonction de la date du document. Vous pouvez toujours ajuster manuellement la date d'échéance pour des documents individuels si nécessaire.
Créer une facture
Une fois les prérequis terminés, il est temps de créer un document. Voici comment faire :
Allez dans Création de document.
Cliquez sur Nouveau document en haut à droite.
Sélectionnez le type de document à créer :
Facture de vente : une facture émise à un client.
Avoir : un avoir sur une facture de vente.
Facture en autofacturation : une facture émise par votre entreprise au nom d'un fournisseur (nécessite un mandat). Voir L'autofacturation dans jefacture.com.
Avoir en autofacturation : un avoir sur une facture en autofacturation.
Voici un aperçu de tout ce que vous pouvez faire dans le Création de document :
Prévisualisez la version PDF du document que vous êtes en train de créer.
Annuler la création du document. Tous les changements seront perdus.
Obtenez plus d'options pour joindre un document, ajouter un commentaire, télécharger ou supprimer le document.
Enregistrer le brouillon du document.
Enregistrer et envoyer directement au client.
Ajouter en recherchant son nom (ou cliquez sur le bouton Ajouter aux tiers qui apparaît s'il n'existe pas encore).
Après avoir sélectionné un client, cliquez sur les trois points pour le modifier , modifier les canaux de livraison du client, changer de client.
Ajouter les détails de la facture comme date de facture, date d'échéance, date de livraison.
Astuce : il existe un paramètre pour définir automatiquement la date du document à la date actuelle. Pour l'activer/désactiver, allez dans Création de document > cliquez sur l'icône roue dentée pour ouvrir les paramètres > Date de document automatisée. Quand ce paramètre est désactivé, vous pouvez choisir la date du document manuellement.Ajouter des champs supplémentaires (référence client, référence contrat, référence bon de commande).
Ajouter les informations du produit ou service comme le nom de l'article, quantité, unité, prix unitaire, taux de TVA, prix hors TVA.
Saisir le nom de l'article affichera les produits de votre catalogue que vous pourrez sélectionner. Vous pouvez également ajouter un nouveau produit à votre catalogue en cliquant sur le bouton « Ajouter au catalogue » qui apparaît lors de la saisie.
Pour le nom de l'article : en cliquant sur le champ de texte, celui-ci s'agrandit pour afficher jusqu'à sept lignes de texte. Si vous survolez le champ avec votre souris, une info-bulle affichera le nom complet. Vous pouvez utiliser Maj+Entrée pour ajouter une nouvelle ligne dans le champ.Veuillez noter que les noms d'articles sont limités à 255 caractères afin de garantir la compatibilité des documents.
Cliquez sur les trois points pour ajouter une réduction au produit ou pour supprimer la ligne de facture.
Cliquer sur Ajouter une ligne de facture ajoute une ligne supplémentaire pour ajouter des éléments à la facture.
Marquer la facture comme payée.
Ajouter une référence de paiement et sélectionner l'un de vos comptes de paiement où vous souhaitez être payé.
(Remarque : liez d’abord vos comptes bancaires à jefacture.com, ou si vous n’utilisez pas les paiements, ajoutez manuellement les informations de votre compte bancaire dans les paramètres de Création de document)Ajouter des notes qui apparaîtront sur la facture (notes générales, avis de pénalité, délai de paiement et remise).
Astuce : Vous pouvez définir une note par défaut qui sera automatiquement ajoutée à toutes les factures/avoirs que vous créez dans jefacture.com. Pour la configurer, allez dans Création de document, cliquez sur la roue dentée en haut pour ouvrir les paramètres, activez Note par défaut et saisissez votre texte.
Créer un avoir
Créer un avoir fonctionne comme créer une facture. Cependant, il y a une exigence supplémentaire : un avoir doit faire référence à la facture d’origine.
Vous avez deux options pour créer un avoir avec une référence à la facture d’origine :
Option 1 : Créer depuis l’écran des factures de vente (recommandé)
Cette option est recommandée, car le lien vers la facture d’origine est créé automatiquement en fonction de la facture à partir de laquelle vous lancez l’action.
Allez dans Factures de vente.
Trouvez la facture que vous souhaitez créditer.
Dans la colonne Actions, cliquez sur les trois points (⋮) et sélectionnez Créer un avoir.
Un avoir est générée automatiquement pour la facture sélectionnée, avec le bon montant déjà renseigné et liée à la facture d’origine.
Vérifiez et modifiez l'avoir si nécessaire avant de l’envoyer.
Option 2 : Créer manuellement et référencer une facture
Commencez à créer une nouvel avoir (voir Créer une facture ci-dessus).
Dans le champ Référence du document, saisissez le numéro de la facture (ou une partie).
Sélectionnez la facture correspondante dans la liste déroulante pour la lier.
Pour faire référence à une facture qui n'est pas sur jefacture.com, il vous suffit de saisir son numéro dans le champ Référence du document, puis d'appuyer sur la touche Entrée ou Tab de votre clavier pour confirmer.
Pour référencer une facture qui n'est pas sur jefacture.com, vous pouvez simplement écrire son numéro dans le champ Référence du document puis appuyer sur la touche Entrée ou Tab de votre clavier pour confirmer.
Créer un devis
Allez dans Devis.
Ajoutez les détails du devis :
Client : Recherchez un client existant en tapant son nom et sélectionnez-le. Vous pouvez aussi ajouter un nouveau client.
Date de document : Sélectionnez la date du devis.
Date d’expiration : Indiquez la date de validité du devis.
Produits ou services : Entrez les articles manuellement ou choisissez-les dans votre catalogue.
Notes : Ajoutez des informations ou conditions supplémentaires.
Enregistrer et envoyer : Finalise le devis et l’envoie au client.
Enregistrer comme brouillon : Garde le devis en mode brouillon pour modification ultérieure.
Création de documents en autofacturation
Vous pouvez également créer des factures et des avoirs en autofacturation avec Création de document.
Dupliquer une facture ou un avoir
Pour créer des documents plus rapidement, vous pouvez dupliquer un document existant et modifier seulement les champs nécessaires. Vous pouvez dupliquer des documents depuis Création de document ou depuis Factures de vente :
Cliquez sur les trois points à côté d'un document existant.
Sélectionnez Dupliquer.
Choisissez si vous voulez aussi dupliquer les pièces jointes (s'il y en a).
Envoyer votre facture ou avoir
Une fois votre facture créée (ou avoir), vous pouvez l'envoyer à votre client depuis jefacture.com.
Vous pouvez d'abord l'enregistrer comme brouillon et l'envoyer ultérieurement. Cliquez simplement sur Enregistrer le brouillon, puis ouvrez-le et cliquez sur Enregistrer et envoyer.
Vous pouvez l'envoyer immédiatement à votre client en cliquant sur Enregistrer et envoyer.
Le document est automatiquement envoyé à votre client en utilisant ses canaux de livraison configurés.
💡 Si rien ne se passe lorsque vous cliquez sur Enregistrer et envoyer, vérifiez vos paramètres de numérotation de documents. Le champ numéro ne doit contenir que des chiffres, les caractères non numériques comme les tirets peuvent empêcher l'envoi.
Envoi de factures électroniques
Pour envoyer des factures électroniques, assurez-vous d':
Activer le connecteur Facturation Electronique dans votre compte;
Activer la Facturation Electronique comme canal de livraison pour votre client.
Collecter des paiements
Maintenant que vous savez comment créer et envoyer des factures, aimeriez-vous apprendre comment être payé plus rapidement ?
Avec Paiements, vous pouvez ajouter des liens de paiement et des codes QR directement à vos factures, permettant ainsi à vos clients de payer instantanément depuis leur boîte de réception. Cela réduit les délais de paiement et améliore votre trésorerie.
Correction de factures envoyées
Une fois qu'une facture a été envoyée, elle est considérée comme juridiquement définitive et ne peut plus être modifiée ou supprimée. Si vous découvrez une erreur (par exemple, un prix ou une description incorrects) après l'envoi :
Émettez un avoir pour la facture initiale erronée afin de l'annuler.
Créez et envoyez une nouvelle facture avec les informations correctes.
L'avoir et la nouvelle facture doivent être enregistrés dans votre comptabilité pour garantir une piste d'audit valide.
Questions fréquentes
Puis-je vérifier si mes factures électroniques ont bien été envoyées ?
Oui. Accédez à vos factures de vente, double-cliquez sur une facture pour afficher ses détails, puis consultez la section Activités dans le panneau de droite. Vous y verrez toutes les actions liées à ce document, ainsi que l’indication de son envoi.
Ma facture indique un échec de livraison dans Activités. Qu'est-ce que cela signifie ? Si une livraison de facturate électronique échoue, le système planifie automatiquement une nouvelle tentative. Pendant cette procédure, le panneau Activités affichera : « Échec de la livraison ; nouvelle tentative automatique. » Aucune action n'est requise de votre part.
Puis-je envoyer des factures directement depuis jefacture.com ?
Oui, après avoir créé une facture, vous pouvez l'envoyer directement à votre client via jefacture.com.
Que dois-je faire si je fais une erreur sur une facture après l'avoir envoyée ?
Si vous avez déjà envoyé une facture avec une erreur, vous devez créer un avoir pour annuler la facture originale, puis créer une nouvelle facture corrigée.
Puis-je saisir le prix TVA comprise d'un article lors de la création d'une facture ?
Non, l'application ne prend actuellement en charge que la saisie du prix HTVA.
Puis-je ajouter un logo à mes factures ?
Oui. Depuis Gérer l'espace de travail > Apparence > Logo de l'entreprise. Le logo apparaîtra sur vos factures et avoirs créés sur jefacture.com avec Création de document.
Puis-je créer un avoir sans référencer de facture ?
Non. La référence d'une facture est obligatoire. Consultez la section Créer un avoir ci-dessus pour connaître les deux méthodes possibles.
Pourquoi ne puis-je pas envoyer mon document ? Rien ne se passe lorsque j'essaie d'envoyer le document.
Cela peut se produire dans deux scénarios :
A) Lorsque vous essayez d'envoyer une facture Facturation Electronique sans numéro de PO (bon de commande). Un numéro de PO doit toujours être fourni lors de l'envoi de factures via Facturation Electronique. Si vous n'en avez pas, tapez simplement « 0 ».
B) Lorsque le champ numéro dans vos paramètres de numérotation de documents contient des caractères non numériques (comme un tiret ou un espace). Pour vérifier et corriger cela :
Accédez à Création de document.
Cliquez sur l'icône de roue dentée dans le coin supérieur droit.
Accédez à l'onglet Numérotation des documents.
Vérifiez le champ numéro pour chaque série. Il ne doit contenir que des chiffres (par exemple,
0001).Si le numéro contient des tirets, des espaces ou d'autres caractères, déplacez ces caractères dans le champ préfixe à la place. Par exemple : changez le préfixe
FACTURE-/ numéro2026-0001en préfixeFACTURE-2026-/ numéro0001.Enregistrez vos modifications et réessayez d'envoyer.
Si le problème persiste, essayez de recréer le document depuis le début et de l'envoyer.
Comment faire une remise globale sur le total de la facture?
Vous pouvez ajouter une ligne de facture avec -1 dans le champ quantité (Qté), et le montant (positif, par exemple 100) de la remise dans le champ du prix. Attention, un prix négatif ne fonctionnera pas, il faut absolument utiliser un prix positif et une quantité négative.