L'Outil de Rapprochement simplifie le processus souvent complexe d'association des transactions financières à leurs documents correspondants. En automatisant la réconciliation, il vous permet de tenir une comptabilité précise avec un minimum d'effort.
Qui peut utiliser l'Outil de Rapprochement et pourquoi
L'Outil de Rapprochement s'adresse aux chefs d'entreprise et aux experts-comptables qui doivent régulièrement réconcilier des paiements avec des factures. Il vous sera utile si vous :
Souhaitez réduire le temps passé à rapprocher manuellement vos transactions.
Avez besoin d'apporter la preuve des paiements à des fins comptables.
Traitez des avoirs et devez les associer aux factures d'origine.
Le bénéfice principal est l'efficacité : ce qui prenait des heures de travail manuel peut désormais être traité en quelques minutes, avec plus de précision.
Prérequis
Pour utiliser l'Outil de Rapprochement, vous devez :
Avoir activé les services de paiement.
Avoir lié à votre espace le ou les compte(s) bancaire(s) à partir desquels vous payez vos factures.
Vue d'ensemble
Quand vous accédez à l'Outil de Rapprochement, vous voyez quatre tuiles en haut de l'écran qui résument l'état de chaque transaction :
Elements proposés : transactions que le système a associées à un document, en attente de votre confirmation.
Elements sans correspondance automatique : transactions sans document associé.
Tous les éléments : toutes les transactions de la vue.
Tous les éléments correspondants : transactions déjà associées à un document.
Cliquez sur une tuile pour filtrer la liste à ce groupe.
La liste affiche chaque transaction avec ses colonnes : Date de paiement, Compte de paiement, Tiers, Montant, Statut de paiement (par exemple Réservé ou Autorisé), Document correspondant s'il existe, Solde (Montant total) et Statut de rapprochement.
Dans la colonne Document correspondant, une icône à côté de la référence indique le type de document : facture de vente, facture d'achat ou avoir. Survolez l'icône pour voir le type complet.
Pour les paiements effectués dans une devise étrangère, la vue affiche aussi les frais de conversion et le montant d'origine de la facture. Ces frais sont suivis séparément des frais de paiement standards, pour les distinguer en un coup d'œil lors du rapprochement.
💡 Astuce : consultez l'Outil de Rapprochement régulièrement pour identifier rapidement les éléments qui demandent votre attention.
Filtrer les transactions
Utilisez le panneau Filtrer pour affiner la vue de réconciliation. Vous pouvez filtrer par :
Compte de paiement : filtrez par IBAN ou numéro de compte, qu'il s'agisse de votre compte de paiement ou de celui d'un tiers. Cela vous permet de rapprocher un seul compte sans examiner les transactions non liées.
Montant : définissez un minimum, un maximum, ou les deux.
Type de correspondance : choisissez un ou plusieurs types de documents : Facture d'achat, Avoir d'achat, Facture de vente, Avoir de vente, Note ou Paiement.
Statut : filtrez selon le statut de rapprochement actuel.
Sélectionnez une ou plusieurs valeurs puis cliquez sur Appliquer le filtre pour mettre à jour la liste.
Colonne Date de paiement
La vue de réconciliation inclut une colonne Date de paiement qui affiche la date d'exécution prévue pour les paiements planifiés ou réservés, pas seulement la date de création de l'ordre de paiement. Cela vous donne une vision plus claire des flux de trésorerie à venir et facilite le rapprochement des paiements avant leur exécution.
Rapprochement automatique des transactions
L'Outil de Rapprochement associe automatiquement les paiements aux factures en s'appuyant sur des règles prédéfinies, notamment :
La correspondance des références.
La concordance des montants.
La proximité des dates.
Les informations du fournisseur ou du client.
Comment ça marche : quand une nouvelle transaction est détectée ou qu'un document est ajouté, le système applique ses règles de rapprochement et met à jour le statut en conséquence.
📌 Note : vous restez responsable de la vérification des rapprochements automatiques proposés par l'Outil de Rapprochement.
Rapprochement intelligent des paiements par carte
Les paiements par carte, en particulier ceux issus de boutiques en ligne, arrivent souvent sans informations claires sur le tiers, ce qui les rend difficiles à rapprocher avec les règles standards. L'Outil de Rapprochement les gère avec une règle dédiée : quand un paiement et une facture partagent exactement le même montant et la même date, le système propose un rapprochement automatique.
Cela réduit nettement le travail manuel pour associer les dépenses par carte aux factures correspondantes. Comme pour tout rapprochement proposé, vous gardez le contrôle : vérifiez puis approuvez ou rejetez avant que la correspondance ne soit confirmée.
Rapprochements proposés
Quand le système identifie des correspondances potentielles mais a besoin de votre confirmation :
Cliquez sur la tuile Elements proposés pour voir les correspondances trouvées.
Vérifiez chaque proposition : le détail de la transaction et celui du document sont affichés côte à côte.
Cliquez sur Approuver pour confirmer le rapprochement, ou sur Rejeter pour le refuser.
Rapprochement manuel
Pour les transactions qui nécessitent une intervention humaine :
Cliquez sur la tuile Elements sans correspondance automatique.
Double-cliquez sur la transaction que vous voulez rapprocher avec un ou plusieurs documents.
Une liste de documents suggérés s'affiche.
Sélectionnez le ou les documents à associer à la transaction.
💡 Note : si aucun document n'est nécessaire pour une transaction (par exemple un paiement de loyer), vous pouvez sélectionner Aucun document requis.
Voir et modifier un rapprochement
Si un paiement ou un document a été rapproché et que vous voulez en vérifier le détail ou le modifier :
Dans la ligne de la transaction, cliquez sur les trois points (⋮) à droite pour ouvrir le menu d'actions.
Sélectionnez Voir les détails pour ouvrir la vue détaillée. Vous y verrez les informations complètes de la transaction et du ou des documents associés.
Pour modifier l'association (par exemple changer le document rapproché ou ajuster les montants), choisissez plutôt Editer le rapprochement dans le même menu.
Cela vous permet de garder une vision claire de la manière dont vos paiements et vos documents sont liés, même quand plusieurs rapprochements sont impliqués.
FAQ
À quelle fréquence les transactions sont-elles mises à jour dans l'Outil de Rapprochement ?
Les transactions du Compte Banqup sont mises à jour en temps réel. Les transactions des comptes bancaires externes sont mises à jour selon vos paramètres de synchronisation, généralement quotidiennement.
L'Outil de Rapprochement peut-il rapprocher des paiements partiels ?
Oui, le système sait associer des paiements partiels à des factures et suivre le solde restant.
Que se passe-t-il si je rejette un rapprochement proposé ?
La transaction et le document retournent dans le groupe Elements sans correspondance automatique et peuvent générer de nouvelles propositions sur la base d'autres correspondances potentielles.
Puis-je annuler un rapprochement si je me suis trompé ?
Oui. Dans la ligne de la transaction concernée, cliquez sur les trois points (⋮) puis sur Supprimer le rapprochement pour séparer la transaction du document.
L'Outil de Rapprochement fonctionne-t-il avec tous les types de documents ?
Il fonctionne avec les factures de vente, les factures d'achat et les avoirs. Les autres types de documents peuvent avoir des fonctionnalités limitées.